Zu viel Planung schadet der Produktivität

Zu viel Planung

Zu viel Planung schadet

Die perfekte Planung ist der Schlüssel zum erfolgreichen Projekt? Nicht unbedingt. Man kann es auch übertreiben. Nicht immer bedeuten gute Vorbereitungen auch gute Ergebnisse. Manchmal führt eine übermäßige Planung sogar dazu, dass Vorhaben scheitern. Insbesondere, wenn Kreativität gefragt ist, gilt: Weniger ist mehr. Denn nicht alles lässt sich planen.

Verzicht auf Vorbereitungen – geht das?

Ist es überhaupt möglich, ohne jegliche Vorbereitung und Struktur loszustürmen? Kommt alles Gute und Schöne aus dem Chaos? Vielleicht. Dennoch: auf ausufernde Vorbereitungen zu verzichten, heißt nicht ohne Struktur zu arbeiten. Es geht nicht ohne einen Rahmen, der es Projekten und Ideen ermöglicht, sich zu entfalten. Dazu weiter unten mehr. Zunächst beschäftigen wir uns mit den Nachteilen von zu viel Planung.

Die Nachteile von zu viel Planung

Planen bedeutet Zeit verschenken

Die Idee ist da, gleich kann’s losgehen. Schnell noch eine Mind Map machen, eine To Do-Liste erstellen, mit den Kollegen abstimmen, ein paar Meinungen einholen, eine Zeiteinschätzung machen, ein Konzept erstellen, die Strategie ausarbeiten, den Artikel zum Thema lesen, dann kann’s wirklich losgehen.

Warum nicht den ganzen Blödsinn sein lassen und direkt anfangen? Sind ausführliche Planungen bis ins Detail immer hilfreich? Sollte man nicht einfach beginnen? Geht nicht, meint ihr? Geht wohl. Ist in einigen Situationen produktiver. Zunächst unzählige Abstimmungs- und Strategierunden zu drehen, bringt meistens nichts, kostet dafür aber viel Zeit und Energie.

Wir sind vorbereitet

Wer einfach loslegt, wird überrascht sein, wie viel er schon zum Thema weiß. Möglicherweise stellt man erstaunt fest, dass bereits der erste Wurf recht gut ist. Und das ohne vorher zahlreiche Artikel und Bücher zu lesen.

Die Perfektionismus-Falle

Insbesondere Perfektionisten profitieren davon, einfach anzufangen. Denn sie neigen dazu, niemals etwas fertig zu bekommen und sich in endlosen Planungen zu verlieren. Entscheiden sie hingegen, weniger zu planen und möglichst schnell loszulegen, belohnen sie sich selbst, indem sie rasch Ergebnisse erhalten. Für Perfektionisten eine ungewohnte Erfahrung, die einiges an Überraschungen bieten kann.

Offenheit – nicht Planung – bringt uns weiter

Je weniger wir planen und vorbereiten, desto offener gehen wir an eine Aufgabe heran. Wir sind nicht durch andere Meinungen beeinflusst und laufen nicht Gefahr, zu wiederholen, was ohnehin längst bekannt ist. Anstatt die Einfälle anderer wiederzugeben und immer weitere Varianten der einen Idee, die vor zehn Jahren originell war, zu entwickeln, können wir so Neues hervorbringen.

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Chance etwas Einzigartiges und Innovatives zu schaffen

Indem wir uns unvorbereitet an ein Thema heranwagen und es ohne äußere Einflüsse erarbeiten, erhalten wir völlig neue Möglichkeiten. Möglicherweise finden wir so für ein bekanntes Problem eine Lösung, die deutlich eleganter und effektiver als alle bisherigen Lösungen ist.

Solange wir uns nur auf das Bekannte konzentrieren, können wir nichts Neues entwickeln.

Schlimmer noch: Die meisten Lösungen greifen ihrerseits auf Vorhandenes zurück. So kopiert der eine den anderen, alle beeinflussen sich gegenseitig. Irgendwann ist alles gleich.

Vorbereitungen sind der Tod aller Kreativität

Kreativität braucht Raum, sie muss sich entfalten können. Wer nicht bereit ist, Fehler zu begehen oder sich lächerlich zu machen, kann niemals kreativ sein. Doch übermäßige Vorbereitungen zwingen einen in ein Korsett an Vorgaben und töten somit jegliches Innovationspotenzial.

Indem man vorher nach Best Practices schaut, nimmt man sich die Chance selbst ein Best Practice zu entwickeln.

Das Bewährte ist nicht das Beste

Nur weil ein Lösungsansatz bewährt ist, bedeutet es nicht, dass es die bestmögliche Lösung ist. Möglicherweise hat bisher noch keiner die perfekte Lösung gefunden. Vielleicht ist der bewährte Ansatz so ausgereift, dass er sich nicht verbessern lässt. Um etwas Besseres zu finden, müssen wir neue Wege gehen. Das ist nur möglich, wenn wir unbelastet an die Aufgabe gehen.

Eigene Ideen sind die stärkeren Ideen

Das hat bestimmt jeder schon erlebt: Jemand stellt eine Idee vor, die – milde ausgedrückt – recht abwegig klingt. Dennoch schafft er es, die Zuhörer davon zu begeistern.

Dies gelingt, wenn man sich mit der Idee identifiziert. Dann wird man authentisch und ist überzeugend. Haben wir etwas Eigenes entwickelt, von dem wir überzeugt sind, stehen wir dahinter. Unsere Begeisterung wird authentisch und das überzeugt.

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Wer nur irgendeinen Klon vorstellt, mit der Begründung, dass viele andere mit ähnlichen Ansätzen Erfolg hatten, kann nicht überzeugen. Er ist wahrscheinlich nicht einmal selbst davon überzeugt.

Vorbereitungen führen zu schlechten Lösungen

Nicht nur, dass ausführliche Vorbereitungen jegliche Innovationskraft zerstören, sie sind häufig ein Garant für schlechte Lösungen. Wer immer nur schaut, wie andere ähnliche Herausforderungen gelöst haben, sitzt gerne einem Trugschluss auf. Nur weil zwei Probleme ähnlich erscheinen, heißt es noch nicht, dass bei beiden die gleiche Herangehensweise funktioniert.

Möglicherweise spielen bei dem einen Problem andere Faktoren, die wir nicht erkennen können, eine Rolle. Daher wird auch ein unterschiedlicher Lösungsansatz benötigt. Oder der vermeintlich erfolgreiche Lösungsansatz war gar nicht verantwortlich für den Erfolg. Als Außenstehende können wir das nur schwer einschätzen.

Nur weil es bei einer Sache funktioniert, muss es nicht bei einer anderen funktionieren.

Richtig planlos sein – produktiv mit wenig Planung

Soweit ist es klar: Zu viel Planungen sind nicht immer der richtige Weg. Ist das nun ein Freifahrschein, zukünftig ohne jegliches Konzept loszulegen? Oder: ohne Hirn und Verstand? Nein. Auch Planlosigkeit braucht einen Plan.

Nicht perfekt, sondern testbar soll es sein

Auch wenn ohne große Planungsphasen losgelegt wird, ist es nötig, ein Ziel zu haben. Dabei geht es weniger um eine konkrete Vorstellung, wie das finale Ergebnis sein soll. Es reicht eine Idee, eine Vision, zu haben, die eine Richtung vorgibt.

Wird losgelegt, darf es nicht die Absicht sein, ein möglichst perfekt ausgearbeitetes Ergebnis zu erhalten, Ziel ist es, etwas zum Testen zu bekommen. Dies wird ausprobiert und es kann sich in der Realität bewähren. Ein Prototyp oder eine einfache Testversion sind vollkommen ausreichend.

Erste Ergebnisse sind besser als keine Ergebnisse

Es sollte immer das Ziel sein, rasch etwas Konkretes zu erhalten. Darauf basierend wird weitergearbeitet und optimiert. Schlimmstenfalls fängt man noch mal von vorne an. Da die Aufwände nicht besonders groß waren, ist es nicht schlimm und dank der Erfahrungen ist man weitaus klüger. Dieses Wissen erlangt man nicht mit Planungen.

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Wichtiger als ein perfekter Designentwurf, ein ausgeklügeltes Konzept oder ein minutiös geplanter Projektplan ist es, ein testbares Produkt zu erhalten. Das darf gerne hässlich und fehlerhaft sein. Solange es Einschätzungen wie im realen Leben zulässt, ist es hilfreicher als jede Planungsphase.

Eine ausführliche Planung bedeutet, dass es länger dauert, bis erste Ergebnisse vorliegen. Die brauchen wir jedoch, um zu erkennen, ob eine Idee sinnvoll ist. Übermäßiges Planen bewahrt nicht vor dem Scheitern.

Schneller dank Agilität

Derartiges Vorgehen entspricht den Methoden des agilen Projektmanagements. Diese zielen darauf ab, rasch ein funktionales Produkt zu erhalten. Beim klassischen Projektmanagement hingegen steht das funktionierende Produkt erst am Ende, welches dann möglichst final ist. Größere Änderungswünsche sind unerwünscht und kommen häufig einem Scheitern des Projekts gleich.

Bei den agilen Herangehensweisen dagegen geht es darum, nach kurzer Planung schnell zu ersten testbaren Ergebnissen zu kommen. Diese müssen nicht perfekt sein, sondern sind die Grundlage für das weitere Vorgehen. Fehler sind nicht schlimm, sondern wertvolle Erfahrungen und Änderungen Teil des Vorgehens. Die Planungsphase wird dabei bewusst kurz gehalten.

Agile Methoden sind jedoch nicht nur für die Projektteams sinnvoll. Auch Einzelkämpfer können mit agilen Methoden wie Kanban sehr gute Ergebnisse erzielen und rasch vorankommen.

Zusammenfassung

[highlighted_text]Ausführliche Planungen sind kein Garant für bessere Ergebnisse. Häufig sind sie sogar ein Hindernis. Sie zerstören Kreativität, führen zu Mittelmäßigkeit und stehen Innovationen und Eigenständigkeit im Weg. Vorbereitungen sollen einem das Gefühl von Sicherheit geben. Dies ist jedoch eine trügerische Einschätzung. Ausufernde Vorbereitungen, detaillierten Planungen und tiefgehenden Recherchen sind häufig nicht produktiv, sondern nur Zeitfresser. Wir brauchen weniger Planung, dafür mehr Mut, loszulegen und die Chance in der Offenheit zu erkennen.[/highlighted_text]

tl;dr

Übermäßige Planungen schaden Produktivität und Kreativität. Wer weniger plant, kommt schneller zu brauchbaren Resultaten.