Kanban – Produktivität für Teams und Einzelkämpfer

Agiles Projektmanagement bedeutet vor allem kurze Entwicklungszyklen, große Flexibilität und schnelle Ergebnisse. Ursprünglich kommen diese Ansätze aus der Software-Entwicklung. Doch mittlerweile finden sie immer mehr Anhänger in anderen Bereichen.

Kanban eignet sich für eine Vielzahl von Vorhaben, vom IT-Projekt, über die Vorbereitung von Meetings oder der privaten Urlaubsplanung bis hin zum persönlichen Selbstmanagement. Dabei ist es egal, ob ihr im Team daran arbeitet oder alleine. Es ist ohne Schwierigkeiten anzuwenden und benötigt keine komplizierten Programme oder Apps.

Kanban – Grundlagen

Bei Kanban durchlaufen die verschiedenen Aufgaben den immer gleichen Zyklus. Dieser folgt einem Grundaufbau, welcher dem eigenen Bedarf angepasst wird. Projekte werden zunächst in einzelne, kleine Aufgaben runtergebrochen. Entscheidungen trifft das Team gemeinsam und Anpassungen sind jederzeit möglich. Es wird nur ein Hilfsmittel benötigt: das Kanban-Board. Damit wird der Status aller Aufgaben visualisiert.

Das Kanban-Board

Der Kanban-Zyklus wird auf einem Board abgebildet. Das kann ein Whiteboard mit Post-its sein, eine Excel-Liste oder eine Software, wie beispielsweise Trello. Wichtig: Alle Beteiligten müssen zu jedem Zeitpunkt darauf zugreifen können. Das Kanban-Board bildet die verschiedenen Schritte ab, die eine Aufgabe durchläuft. Für jeden Schritt gibt es eine Spalte. Dank dieser Visualisierung hat man alles im Blick und es jederzeit ersichtlich, woran gearbeitet wird, was fertig ist und was noch ansteht.

Der Kanban-Zyklus

Jeder Kanban-Zyklus besteht mindestens aus den Schritten Product Backlog, To-do, In Arbeit, Fertig, die als Spalten auf dem Kanban-Board abgebildet sind. Deren Abfolge bleibt immer gleich, es können je nach Bedarf weitere Spalten hinzukommen. Jede Aufgabe wird auf einer Karte notiert (japanisch: Kanban). Diese Karte durchläuft den Zyklus. Es wird immer in der Spalte Product-Backlog angefangen. Geendet immer in Spalte Fertig und dazwischen wird keine Spalte ausgelassen. Jede Karte muss daher einmal in jeder Spalte gewesen sein.

Lese-Tipp:  Warum Kreativität und Fortschritt eine positive Fehlerkultur brauchen

Die Schritte oder Spalten

  1. Product-Backlog
    In diese Spalte kommt jede Anforderung oder Aufgabe. Hier wird zunächst nur gesammelt. Diese Elemente werden, falls nötig, noch weiter runtergebrochen, um klar voneinander getrennte Aufgaben zu erhalten.
  2. Zu Bearbeiten
    Hier kommen die priorisierten Aufgaben rein, also diejenigen, die als nächstes zu erledigen sind. Das Team entscheidet gemeinsam, was als nächstes angegangen wird. Es sollte darauf geachtet werden, dass kein Flaschenhals entstehen. Sind in dieser Spalte über einen längeren Zeitraum zu viele Karten, wird es schnell unübersichtlich. Daher wird festgelegt, wie viele Aufgaben maximal unter Zu Bearbeiten stehen dürfen. Dies kann im Laufe der Erfahrungen angepasst werden und ist ein guter Indikator für die Produktivität.
  3. In Arbeit
    Anschließend werden die priorisierten Aufgaben aus Zu Bearbeiten angegangen. Jeweils ein Mitarbeiter nimmt eine Karte, fügt sie in In Arbeit ein und beginnt sie abzuarbeiten. Ist man alleine, darf nur eine Aufgabe In Arbeit. Ist ein Kollege mit seiner Aufgabe fertig, pickt er sich die nächste aus Zu Bearbeiten. Dies kann ohne Abstimmung mit dem Team geschehen.
  4. Testen (optional)
    Ist eine Aufgabe erledigt, wandert sie eine Spalte weiter. Dies kann bei IT-Projekten Testen sein, in Redaktionen gibt es Redigieren. Bei einfachen Projekten wird sie nicht benötigt.
  5. Fertig
    Ist eine Aufgabe fertig oder im Betrieb sowie getestet oder redigiert, wandert sie in die letzte Spalte. Dort kommt alles rein, was fertig ist. Sonst passiert nichts mehr.

Kontinuierlich Fluss von Ergebnissen

Alle Aufgaben durchlaufen denselben Zyklus. An dessen Ende steht die Veröffentlichung, Inbetriebnahme oder Fertigstellung. Die Übernahme in den laufenden Betrieb geschieht, sobald etwas fertig ist. Neue Funktionalitäten werden nicht gebündelt veröffentlicht, sondern können jederzeit aktiv gestellt werden. Somit entsteht ein kontinuierlicher Fluss an Veröffentlichungen und Einführungen von Funktionen.

Lese-Tipp:  Meetings - gemeinsam Zeit verschwenden

Konstante Optimierungen

Durch diesen Ablauf gibt es laufend Rückmeldungen. Fehler werden schnell erkannt und deren Behebung fließt sofort in den Kanban-Zyklus ein. Das eigene Vorgehen wird permanent analysiert und optimiert. Es kann jederzeit flexibel auf Probleme reagiert werden, durch Anpassungen bei der Priorisierung von Aufgaben.

Das Team entscheidet

Wie bei anderen agilen Methoden gibt es auch bei Kanban ein tägliches Meeting. Idealerweise ein sogenanntes Stand-up. Dabei treffen sich die Mitglieder stehend um das Kanban-Board und informieren einander über ihre Stände und etwaige Probleme. Sie priorisieren gemeinsam die nächsten Aufgaben und analysieren das bisherige Vorgehen, um es zu optimieren.

Durch das Stehen wird verhindert, dass es zu bequem wird und die Besprechung ausartet. Stand-ups sind kurz, effektiv und fokussiert.

Ein Projektleiter wird nicht benötigt, das Team kann sich selbst organisieren. Wenn es einen Projektleiter gibt, dann hauptsächlich für die Kommunikation mit Auftraggebern.

Ideal für Einzelkämpfer

Kanban eignet sich sehr gut für Ein-Mann-Teams. Indem alle anstehenden Aufgaben in ihre Einzelteile runtergebrochen werden, gewinnt man einen guten Überblick. Zudem können kleine, übersichtliche Arbeitspakete leichter abgearbeitet werden als große, schlecht überschaubare Aufgaben.

Auch Einzelpersonen erstellen für jedes Projekt zunächst ein Kanban-Board und sammeln die Aufgaben. Durch die übersichtliche Darstellung der Boards mit den einzelnen  Tasks hat man alles im Blick und erkennt schnell, wo es Probleme geben könnte.

Der weitere Ablauf ist beim Einzelkämpfer derselbe wie im Kanban-Team. Jede Aufgabe durchläuft den kompletten Zyklus.

Die Stärken von Kanban auf einen Blick

  • Ständiges Optimieren durch kontinuierliches Reflektieren der vorherigen Zyklen
  • Hohe Transparenz über Projektfortschritt und akute Probleme
  • Kurze Durchlaufzeiten der Arbeitspakete
  • Lässt sich vielseitig einsetzen
  • Leicht verständlich
Lese-Tipp:  Richtig Priorisieren: Unangenehmes zuerst

Kanban eine simple Methode für viele Arbeitssituationen

Auch wenn Kanban ursprünglich aus der Software-Entwicklung kommt und für die Arbeit in Teams gedacht, bietet es eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten. Es ist simpel, benötigt keine Software oder Schulungen. Somit ist es insbesondere für das Selbstmanagement ideal. Arbeitstage wie auch Aufgaben aus dem Privatleben bekommt man damit effektiv in den Griff.