Projektmanagement über E-Mails – direkt ins Chaos

E-Mails sind zum Kommunizieren da

Mails sind reine Kommunikationsmittel und kein Projektmanagement-Tool. Sie sind nicht dafür da, um den Projektstatus oder Dokumente zu verwalten. Dies ist die Aufgabe von Projektmanagement-Software und Ablagesystemen. E-Mails unterstützen das Projektmanagement, können jedoch nie dessen Funktionen übernehmen. Doch leider nehmen E-Mails sehr oft eine zentrale Funktion im Projektmanagement ein.

Der schleichende Tod: Projektmanagement per E-Mail

Es fängt meistens harmlos an. Die Projektbeteiligten tauschen sich per Mail aus, stimmen Stände ab, schicken einander Dokumente und vieles mehr. Je nach Situation wird der Empfängerkreis vergrößert und verkleinert, gelegentlich wird jemand cc gesetzt. Kurzum: Sie kommunizieren. Daran ist natürlich nichts falsch. Es ist sogar absolut nötig. Problematisch wird es, wenn sonst nichts geschieht, denn dies ist kein Projektmanagement. Auch wenn gerne das Gegenteil behauptet wird.

Auf der Jagd nach dem Überblick

Eine Zeitlang scheint alles zu laufen, doch früher oder später kommt es zu Unstimmigkeiten. Keiner weiß mehr so genau, wie der Entwicklungsstand ist oder was besprochen worden ist. Dann fällt folgender Satz: „Ich leite dir ein paar Mails weiter, da findest du alle Infos“. Das ist die Vorstufe zur Hölle. Der Empfänger darf sich durch verschiedene Mails mit unzähligen Anhängen und Antworten quälen. Ob er den erhofften Überblick jemals bekommt, ist fraglich. Meistens gibt man genervt auf und beantragt ein großes Status-Meeting, in dem alle „noch mal abgeholt werden“. Nur, um festzustellen, dass man ein Projekt braucht, um den Projektstand herauszufinden.

Projektmanagement? Zu aufwändig?

Braucht jedes Projekt Projektmanagement? Ja. Auch bei kleinen Projekten? Gerade bei denen. Denn es sind oftmals die vermeintlich einfachen Vorhaben, die unnötig Energie und Zeit kosten. Sie erscheinen so simpel, dass jede Form des Managen unnötig ist. „Das klären wir schnell und unbürokratisch auf dem kurzen Dienstweg“, wird selbstbewusst behauptet. Etwas später muss man dem Chef mühsam zu erklären, wie ein kleines Projekt derartig scheitern konnte. Meistens versteht man es selbst nicht.
Handelt es sich um überschaubare Vorhaben, fehlt häufig das Bewusstsein, dass es überhaupt ein Projekt ist. Projektmanagement gilt als etwas, das für große, teure Projekte benötigt wird, aber nicht für die vielen, kleinen des Büroalltags. Dabei gilt: Projekt ist Projekt. Jedes muss gemanagt werden

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Projektmanagement kann so leicht sein

Eine ToDo-Liste, ein wenig Kanban oder simples GTD (»Getting Things done«), Projektmanagement muss nicht kompliziert oder aufwändig sein. Es braucht keine Software oder Schulungen. Simple Projektmanagement-Methoden kann sich jeder aneignen. Entscheidend ist, dass man es sich zur Gewohnheit macht, sie anzuwenden.

Projektmanagement braucht einen zentralen Ort

Ein Projekt braucht einen zentralen Ort, von dem es gemanagt wird, an dem der Status ersichtlich ist, die To-dos zu sehen sind und alle relevanten Informationen gesammelt werden. Dieser Ort muss den Beteiligten zugänglich sein. Das Postfach des Projektverantwortlichen ist es nicht. Egal wie gut er sein Postfach organisiert, wie sauber er Mails sortiert, wie sehr er den Überblick behält, sein Posteingang ist ungeeignet, um ein Projekt zu managen.

Ein Projektteam muss selbstständig arbeiten können

Ein Team sollte in der Lage sein, selbstständig am Projekt zu arbeiten. Dafür benötigt es Zugriff auf die relevanten Dokumente, es muss den Status einsehen und die eigenen Schritte und Probleme dokumentieren können. Managt der Projektmanager sein Projekt aus dem Posteingang heraus, so kann das Team nicht selbständig arbeiten. Für jegliche Information ist es auf ihn angewiesen und gleichzeitig muss er ständig Informationen einfordern. Statusberichte werden so zur e-Mail-Schlacht. Fällt der Projektmanager aus, hängen alle in der Luft. Da es keinen eindeutigen Projektort gibt, hat jeder sein eigenes Ablagesystem, es gibt unterschiedliche Informationen und Dokument-Versionen, an verschiedenen Orten. Was jetzt der genaue Stand ist, welche das aktuelle und damit gültige Konzept ist, weiß keiner.

Ein zentrales Dokument für Aufgaben und nächste Schritte

Es muss keine spezialisierte Projektmanagement-Software angeschafft werden. Bei kleinen Projekten reicht es vollkommen aus, wenn alle relevanten Infos in einer einfachen To Do-Liste festgehalten werden. Wenn sofort ersichtlich ist, woran gerade gearbeitet wird, was noch zu erledigen ist und wo Probleme auftreten können, reicht das aus. Aus einer Mail-Kommunikation, in der sich sechs Leute in über 400 Mails zum Projektstatus ausgetauscht und Aufgaben verteilt haben, lässt sich nichts herausfiltern. Es sei denn man hat Zeit, sehr viel Zeit.

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Die Lösung

Ganz einfach: Mail-Software nicht zum Projektmanagement eingesetzt wird. Es sind Mail-Programme, damit schreibt man E-Mails.

Wie verhindern, dass ein Projekt über Mails gemanagt wird?

Zunächst muss den Beteiligten klar werden, dass sie an einem Projekt beteiligt sind und dass dafür ein paar wenige, unumstößliche Regeln gelten.
Dies klingt nach großem Aufwand. Insbesondere bei kleineren Projekten, die schnell zwischen zwei Meetings abgestimmt werden. Dennoch ist es gerade bei den kleinen Projekten wichtig, dieses Bewusstsein zu schaffen. Dies sind diejenigen, die gerne per Mail „gemanagt“ werden und dann scheitern.
Hierzu reicht es ein paar klare Regeln zum Projektmanagement aufzustellen und auf deren Einhaltung zu achten. Wichtig ist, dass es vom Management vorgelebt wird.

Ein paar einfache Projektmanagement-Regeln

  • E-Mails sind zum Kommunizieren da, sonst nichts
  • Eine Ort für die Dokumente
  • Ältere Dokument-Versionen werden archiviert, nur das aktuelle, gültige wird genutzt
  • Es werden keine Dokumente verschickt, sondern nur Verweise zu den Dokumenten
  • Der Projektstatus wird zentral (Dokument oder Programm) festgehalten
  • Es gibt eine To-do-Liste
  • Regelmäßige, kurze Meetings

Kommunikation ist gut, Dokumentation entscheidend

Doch das Ergebnis der Kommunikation muss festgehalten werden. Auch wenn es kein echtes Ergebnis gib. Dann wird eben festgehalten, dass es noch etwas zu klären gibt. Zu diesen Ergebnisse kann man auch im Mail-Verkehr gelangen. Doch müssen sie dann in das zentrale Dokument übertragen werden.

Generell gilt, wenn jemand anfangen muss, in seinen Mails zu suchen, um Informationen, Beschlüsse oder sonstiges zum Projekt herauszufischen, ist etwas schief gelaufen. Soweit sollte es gar nicht erst kommen.

tl;dr
Alles, was für das Projekt wichtig ist, gehört an einen, allen zugängliche Ort, aber nicht in das Postfach des Projektleiters.