Richtig Priorisieren: Unangenehmes zuerst

Welche Aufgabe soll ich zuerst erledigen? Die Schwierigste, die Dringendste oder die Wichtigste? Wie wäre es mit der Unangenehmsten, der Schlimmsten? Mit der Aufgabe, auf die ich am wenigsten Lust habe.

Denn dies ist die Aufgabe, die der Produktivität am meisten schadet. Ist sie erledigt, fällt uns der Rest leicht. Unangenehme Arbeiten aufzuschieben, hat hingegen fatale Folgen für Wohlbefinden, Konzentration und Produktivität.

Aufschieben hat weitreichende Konsequenzen

Aufschieben bedeutet nicht nur, dass etwas nicht erledigt wird. Es beeinträchtigt die Produktivität und belastet uns. Ständige Erinnerungen an das noch zu Erledigende und die erfolglosen Versuche diese zu unterdrücken, schaden massiv unserer Konzentration und somit unserer Produktivität. Zudem fühlen wir uns damit schlichtweg unwohl.

Warum schieben wir überhaupt Aufgaben auf?

Unser Gehirn ist eigentlich ganz nett. Es möchte, dass es uns gut geht. Daher empfiehlt es uns Dinge, die unangenehm sind, hinten anzustellen, damit wir uns schöneren Tätigkeiten widmen können. Ein wenig Facebook, einen Kaffee mit den Kollegen, eine Arbeit, die wir gerne machen. All, das sorgt für Wohlbefinden. Für kurze Zeit.

Was passiert, wenn wir etwas aufschieben?

Aufgeschoben heißt nicht weg

Denn obwohl wir die unangenehme Aufgabe in die hintersten Ecken unseres Bewusstsein verbannt haben, ist sie nicht weg. Sie hängt da irgendwo rum und nervt. In regelmäßigen Abständen schickt sie uns Botschaften: „Hallo, ich bin auch noch da. Wann erledigst du mich endlich?“

Aufschieben stört Wohlbefinden und Konzentration

Damit beeinträchtigt sie nicht nur unserer Wohlbefinden, sie behindert uns auch bei der Arbeit. Das ewige Dazwischenfunken zerstört jede Konzentration. Schlimmer noch, es sorgt dafür, dass wir uns nicht gut fühlen. Wir haben ein schlechtes Gewissen, weil wir wissen, dass wir uns vor etwas drücken. Das findet wiederum das Unterbewusstsein nicht gut und schickt uns Kuchen kaufen.

Ein Teufelskreis

Wird dieser Teufelskreis nicht unterbrochen, hat es fatale Auswirkungen. Wir schieben Aufgaben ewig vor uns her. Unsere Konzentration ist gestört. Wir haben ein schlechtes Gewissen, weil wir nichts erledigt bekommen. Solange wir die schlimmen Aufgaben nicht erledigen, werden wir jede andere Arbeit nicht gut machen, da wir ihr nie unsere volle Aufmerksamkeit schenken können. Wir sind nicht produktiv und gleichzeitig gestresst.

Unangenehme Aufgaben müssen erledigt werden

Die einzige Möglichkeit aus diesem Zirkel zu entkommen, ist die unangenehmen Aufgaben zu erledigen. Vermeiden wir eine Arbeit über einen längeren Zeitraum und schleppen sie ewig mit uns rum, ist das auf die Dauer belastend. Um durchatmen und konzentriert arbeiten zu können, ist es nötig, den Kopf frei zu bekommen. Das geht nur, wenn wir die unangenehme Aufgabe erledigen.

Nicht irgendwann sondern als erstes

Planen wir den Tag, muss die schlimmste Aufgabe immer oben stehen. Wir sollten sie nicht für einen späteren Zeitpunkt verplanen, denn „später“ heißt meistens „nie“. Haben wir die schlimme Aufgabe hinter uns, können wir uns ungestört allen anderen Arbeiten widmen.

Lese-Tipp:  Schlechte Gewohnheiten mit Passwort-Hack loswerden

Möglichst früh, möglichst als Allererstes

Um das Meiste aus dem Erledigen der schlimmen Aufgabe rauszuholen, ist es wichtig, dass es die erste Aufgabe des Tages ist. Morgens auf der Arbeit oder zuhause, noch bevor wir E-Mails checken und uns in die Hektik des Arbeitstags stürzen, sollten wir sie erledigen. Mit dem Wissen, bereits das Schlimmste hinter uns zu haben, wird der Rest des Tages viel leichter.

Wie schaffe ich es, die unangenehme Aufgabe anzugehen?

Das Verdrängen und Aufschieben von schlimmen Aufgaben ist eine Gewohnheit. Wie alle schlechten Angewohnheiten kann man sie loswerden. Indem man sie durch eine gute Gewohnheit ersetzt. In diesem Fall soll aus dem Aufschieben von unangenehmen Aufgaben das möglichst direkte Angehen dieser Aufgaben werden. Dies wird nicht von heute auf morgen funktionieren, sondern nur mit Beharrlichkeit und in kleinen Schritten.

Ein festes Fenster für das Unangenehme

Der wichtigste Schritt ist, den schlimmen Aufgaben ein festes Fenster einzurichten. Idealerweise ist es die erste Tätigkeit des Tages. Zum Beispiel, sobald ihr im Büro am Schreibtisch sitzt und anfangt zu arbeiten. Direkt, nachdem ihr den Computer hochgefahren habt. Noch bevor ihr etwas anderes macht, wie E-Mails checken oder euren Tag planen.

Macht es zur Gewohnheit

Um eine Gewohnheit zu etablieren, benötigt es Regelmäßigkeit und etwas, dass die Gewohnheit auslöst. In diesem Fall ist es das Anmelden am Computer. Reserviert ihr die erste Arbeitstätigkeit des Tages gleich für die unangenehmste Tätigkeit, wird es nach einiger Zeit zur Angewohnheit, dass ihr direkt nach dem Anmelden die schlimme Sache angeht.

So wird das Schlimme weniger schlimm

Durch Visualisierung wird das Unangenehme angenehmer

Anstatt möglichst wenig drüber nachzudenken, denn das ist auch eine Form des Verdrängen, nehmt euch etwas Zeit und macht euch ein klares Bild von der Aufgabe.

Stellt euch die Konsequenzen vor

Häufig verschieben wir eine Aufgabe, weil wir Angst vor den Konsequenzen haben. Wir befürchten zu scheitern. Um das zu vermeiden, gehen wir die Arbeit nicht an. Dies kann man sich zu Nutze machen, indem man sich vorstellt, was passieren könnte, wenn man die Aufgabe erledigt. Man spielt gedanklich alle möglichen Ergebnisse durch. Vom idealen Ergebnis, bei dem alles gut geht, bis hin zum schlimmst möglichen, bei dem alles schief geht.

Dadurch geschieht Folgendes

Ihr macht euch mit der Katastrophe vertraut.

Trifft sie ein, hat sie bereits einen Teil des Schreckens verloren. Ihr kennt einander.

Lese-Tipp:  Die Dinge ganz einfach geregelt kriegen

Ihr stellt fest, dass es gar nicht so schlimm ist.

Spielt man gedanklich alle möglichen Ergebnisse durch und nimmt eine realistische Einschätzung vor, kommt man wahrscheinlich zu der Erkenntnis, dass es nicht so schlimm werden kann. Sogar dann, wenn man es total verbockt.

Ihr stellt fest, dass selbst das schlimmste Ergebnis nicht so schlimm ist.

Ihr habt bereits Schlimmeres erlebt. Die Welt wird sich weiterdrehen und unser Leben geht weiter, genauso wie vorher.

Weitere Gründe, warum wir das Unangenehme immer zu erst erledigen sollten.

Überwindet Prokrastination

Die chronische Aufschieberitis oder Prokrastination ist einer der häufigsten Gründe, warum Studenten ihr Studium abbrechen, Menschen Ziele nicht erreichen und Arbeiten nicht fertig werden. Wer unangenehme Aufgaben auf- und vor sich herschiebt, steht irgendwann vor einem gigantischen Berg an Unerledigtem. Diesen abzuarbeiten erscheint nicht mehr machbar, so dass man aufgibt und den Traum vom Studienabschluss, der Selbstständigkeit oder dem eigenen Buch in den Wind schießt.

Macht man es sich hingegen zur Gewohnheit, die schlimmsten Dinge immer möglichst direkt anzugehen, kann sich kein solcher Berg anhäufen.

Gibt gutes Gefühl und motiviert

Der Start in den (Arbeits-)Tag ist entscheidend für den weiteren Verlauf. Legen wir einen guten Start hin, fällt uns der Rest leichter. Daher ist es ungemein motivierend, wenn man als Erstes etwas Unangenehmes aus dem Weg räumt. Eine große Last wird einem von den Schultern genommen. Alles andere ist weitaus weniger schlimm, denn das Schlimmste hat man bereits hinter sich.

Beruhigt

Ist man erstmal den ewig nörgelnden Störenfried aus dem Hinterkopf losgeworden, kann man sich voller Energie und – vor allem – Konzentration anderen Herausforderungen widmen. Da einem nichts mehr stört und man sich keine kurzfristigen Belohnungen durch Ablenkung verschaffen muss, wird man viel produktiver arbeiten.

Ist belohnend

Ist das Unangenehme erledigt, darf man sich voller Freude auf die Dinge stürzen, die einem Spaß machen. Hat man noch eine schlimme Aufgabe, die auf einen wartet, kann man die Dinge, die einem Spaß machen, nicht genießen. Macht man es sich hingegen zur Gewohnheit, die schlimmen Dinge zu erst zu erledigen, kommt man immer häufiger in die Situation das Schöne genießen zu können. Dies schafft ein Bewusstsein dafür, wie wertvoll es ist, das Unangenehme aus dem Weg zu schaffen.

Nimmt die Angst vor unangenehmen Aufgaben

Schlimme Arbeiten und Herausforderungen sind oftmals nur so schlimm, weil wir uns vor Ihnen drücken. Machen wir es uns zur Gewohnheit, sie stets als Erstes zu erledigen, werden sie harmlos. Durch das regelmäßige Abarbeiten von Unangenehmem nehmen wir diesen Aufgaben ihre Bedrohung und es wird einfacher, Unliebsames zu beseitigen.

Lese-Tipp:  Kurz ist besser: E-Mails - 5 Sätze reichen

Man kriegt Dinge geregelt

Sobald man frei ist von unerfreulichen Pflichten, steigt die Konzentration und somit die Produktivität. Gewöhnt man sich das direkte Erledigen von unangenehmen Aufgaben an, wird es nach einiger Zeit zu einer Gewohnheit und damit zu einem Automatismus. Dadurch erlangt man mehr Selbstsicherheit, denn man weiß, dass man auch die unliebsamen Dinge erledigt bekommt.

Sollte man nicht immer das Wichtigste und Dringendste priorisieren?

Viele Selbstmanagement-Methoden schlagen vor, dass man die Dinge am höchsten priorisiert, die am Wichtigsten und Dringendsten sind, wobei Wichtigkeit noch vor Dringlichkeit steht. Dies steht nicht im Widerspruch, zu dem Ansatz das Unangenehme zu priorisieren. Denn unangenehme Aufgaben sind in der Regel auch wichtige Aufgaben. Wären sie nicht wichtig, könnten wir sie einfach ignorieren. Da uns das nicht möglich ist, müssen sie auch wichtig sein. Durch das Hinaufschieben werden sie zudem früher oder später zu dringenden Aufgaben.

Die Stärke beim Priorisieren vom Unangenehmen ist die Befreiung vom quälenden Unterbewusstsein, das unserer Produktivität ganz erheblich im Wege steht.

Wie finde ich heraus, was das Schlimmste ist?

In der Regel merkt man so etwas. Je schlechter ihr euch dabei fühlt, wenn ihr daran denkt, je schneller ihr den Gedanken loswerden wollt, desto schlimmer ist es. Dennoch hier ein Tipp, wie ihr eure Aufgaben kategorisieren könnt, um die Allerschlimmste zu ermitteln.

Dazu müsst ihr nur zwei Fragen beantworten

  1. Müsst ihr die Aufgabe machen? Ja/Nein
  2. Wollt ihr die Aufgabe machen: Ja/Nein

Dementsprechend könnt ihr die Aufgaben in vier Kategorien einordnen

1. Aufgaben, die ihr nicht machen wollt, aber machen müsst (Ja;Nein)

  • Nicht aufschieben. Sofort machen.

2. Aufgaben, die ihr machen wollt und machen müsst (Ja; Ja)

  • Das sind tolle Dinge. Machen, sobald alles aus 1 erledigt ist.

3. Aufgabe, die ihr machen wollt, aber nicht machen müsst (Nein; Ja)

  • Auch toll. Machen, wenn alles andere erledigt ist.

4. Aufgabe, die ihr nicht machen wollt und auch nicht machen müsst (Nein; Nein)

  • Nicht machen. Auf keinen Fall.

Zusammenfassung

Unangenehme Aufgaben sind nicht schön. Bleiben Sie jedoch liegen, werden sie zu einem echten Problem. Sie schaden Konzentration, Produktivität und Wohlbefinden. Daher sollten sie stets höchste Priorität bekommen. Idealerweise macht man es sich zur Gewohnheit, sie als erste Arbeit des Tages zu erledigen.

tl;dr
Unangenehme Aufgaben bekommen höchste Priorität und werden als erste Aufgabe des Tages erledigt.