Weniger ist mehr – Selbstoptimierung mit Kaizen

Wir kennen das. Wir nehmen uns etwas vor (mehr Sport, gesünder Essen, Abnehmen, früher ins Bett, mehr Freunde treffen, eine neue Sprache lernen). Und wir scheitern. Mal wieder.
Trotz bester Vorbereitung und höchster Motivation.

Bücher gelesen, Kurs gemacht, Ablauf akribisch geplant; angestrengt und trotzdem hat’s nicht geklappt.

Selbstoptimierung und das ewige Scheitern

Wir probieren einen neuartigen und besonders erfolgsversprechenden Lösungsansatz nach dem anderen aus. Jeder davon verspricht, dass es diesmal endlich klappt, und jedes Mal geben wir nach kurzer Zeit wieder auf.

Dabei haben wir uns so angestrengt. Wir waren motiviert und bestens vorbereitet. Mehr geht eigentlich nicht.

Und das ist das Problem. Wir scheitern, weil wir zu ungeduldig sind, schnell Ergebnisse sehen wollen und uns mehr vornehmen, als wir leisten können. Wir stecken zu viel Energie in das Vorhaben und wundern uns, dass uns die Puste ausgeht.

Weniger ist mehr

Dabei kann es so einfach sein. Nicht mehr anstrengen, sondern weniger machen. Selbstoptimierung ist kein Sprint, sondern ein Marathon und dafür müssen wir unsere Kräfte einteilen. Zum Glück gibt es eine Methode, nachhaltig an sich zu arbeiten, ohne sich groß anstrengen zu müssen.

Die Lösung: Kaizen

Kaizen ist ein Management-System, was besonders in der japanischen Automobilindustrie eingesetzt wird. Übersetzt heißt es Wandel (Kai) zum Besseren (Zen) und steht für ein Streben nach kontinuierlicher Verbesserung. In Unternehmen wird es genutzt, um die Prozesse permanent zu optimieren und somit anhaltend die Chancen im Wettbewerb zu erhöhen.

Prozesse über Innovationen

Der Fokus liegt dabei auf den bestehenden Abläufen. Es geht nicht darum, einen Wettbewerbsvorteil durch Innovationen herbeizuführen, sondern vorhandene Prozesse permanent zu optimieren.

Die Kraft des Kleinen

Die Verbesserungen können – oder sollen sogar – klein und unscheinbar sein. Wichtiger als große, bahnbrechende Neuerungen ist die kontinuierliche Verbesserung von bereits bestehenden Abläufen. Denn diese lassen sich leicht und kostengünstig durchführen, benötigen keine neuen Maschinen, Techniken oder Wissen.

Um von Kaizen zu profitieren, sind keine Innovationen, wie neue Management- oder Produktionstechniken, nötig. Es muss in nichts Neues investiert werden und es kann jederzeit und sofort angewendet werden. Kaizen ist daher einfach umzusetzen und zudem sehr kostengünstig.

Das einzige, was benötigt wird, ist ein Verständnis der Kaizen-Prinzipien und gesunder Menschenverstand. Laut Masaki Imai, dem Autor von Gemba Kaizen, ist es jedoch vor allem Letzteres, was vielen Manager im Laufe der Zeit verloren gegangen ist. Vor lauter innovativen Management-Techniken und -Technologien ist die Suche von einfachen, aber äußerst effektiven Mitteln vollkommen aus dem Fokus geraten.

Today’s managers often try to apply sophisticated tools and technologies to deal with problems that can be solved with a commonsense, low-cost approach. They need to unlearn the habit of trying ever-more sophisticated technologies to solve problems.

Doch das passiert nicht nur Managern. Es ist vielmehr nur allzu menschlich, zu hoffen, dass wir Verbesserungen mittels genialer Techniken in kürzester Zeit erreichen können.

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Selbstoptimierung mit Kaizen

Auch wenn Kaizen aus der Arbeitswelt, insbesondere der Industrie, stammt, lassen sich seine Prinzipien auf die persönliche Optimierung übertragen. Mit Kaizen können wir uns verbessern und Vorhaben erreichen, an denen wir sonst immer scheitern.

Zunächst ein Überblick über die Grundpfeiler von Kaizen

1. Ausdauernde, kleine Schritte

Das Wichtigste beim Kaizen sind die kleinen Schritte. Nicht Vollgas geben und dann nach 100 Metern keine Puste mehr haben, sondern langsam, dafür aber ausdauernd loslegen. Je weniger anstrengend, desto besser. Denn dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass man am nächsten Tag weitermacht, am größten.

2. Standards festlegen

Das Unternehmen Standards brauchen, um produktiv zu sein, leuchtet ein. Aber brauchen wir Standards im Privatleben? Natürlich brauchen wir sie, jedoch heißen sie bei uns Gewohnheiten. Es sind einfache Angewohnheiten, die uns das Leben ungemein erleichtern können, wie Gegenstände nach ihrem Gebrauch sofort wegräumen, Geschirr nach dem Essen umgehend spülen, jedem Gegenstand einen festen Platz zuordnen oder vor dem Feierabend den Schreibtisch aufräumen.

3. Standards optimieren

Standards – oder Gewohnheiten – zu etablieren, ist bereits enorm hilfreich. Im Kaizen sollen wir jedoch stets versuchen, diese Gewohnheiten noch zu verbessern. Indem wir unnötige Handgriffe weglassen, Ordnungssysteme weiter optimieren oder Gewohnheiten mit anderen Gewohnheiten kombinieren.

Ist ein bestimmter Ablauf erstmal zur Gewohnheit geworden, läuft er automatisch ab. Wir müssen uns nicht mehr darauf konzentrieren. Es passiert einfach und dadurch sparen wir uns jede Menge Energie. Je besser dieser Ablauf funktioniert und in unserem Alltag eingefügt ist, desto leichter wird es zu einer Gewohnheit. Daher sollten wir stets versuchen, existierende Standards zu verbessern. Kontinuierlich, in kleinen Schritten.

4. Auf den gesunden Menschenverstand setzen

Anstatt immer auf perfekte Lösungen zu hoffen und noch einen Ratgeber oder noch eine App auszuprobieren, lohnt es sich, öfters mal genauer hinschauen und nachdenken. Die einfachsten Lösungen sind oftmals direkt vor unserer Nase.

Kaizen im Alltag

Genug der Theorie. Wie können wir mit Kaizen unseren Alltag oder Fähigkeiten verbessern?

Die Vorbereitung

Es geht ohne übermäßige Vorbereitung. Es reicht, sich zurechtzulegen, was man braucht, um loszulegen. Mehr nicht. Keine Bücher lesen, keinen Kurs besuchen und auch keine exzessive Internet-Recherche.

Das Wichtigste ist, dass ihr für euer Vorhaben eine Uhrzeit wählt, zu der ihr täglich Zeit habt.

Beispiele: Selbstoptimierung mit Kaizen im Alltag

Eine neue Sprache lernen

Fangt am ersten Tag mit fünf Minuten an. Das sind fünf Minuten mehr als am Vortag. Am Ende der Woche habt ihr insgesamt 35 Minuten gelernt. So gut wart ihr in der Sprache noch nie. Und es war nicht einmal schwer.

In der zweiten Woche erhöht ihr auf zehn Minuten (oder sieben, sechs oder acht). Nach einer weiteren Woche steigert ihr euch wieder um ein paar Minuten. Das macht ihr solange, bis ihr einen Zeitrahmen erreicht habt, der für euch ideal ist.

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Jetzt habt ihr einen Standard – eine Gewohnheit – etabliert und könnt mit dem Optimieren weitermachen. Zum Beispiel, indem ihr neue Lerntechniken einführt, bessere Kursmaterialien verwendet oder die Umgebung schrittweise verbessert.

Wer so Sprachen lernt, macht auf jeden Fall Fortschritte und muss sich nicht einmal anstrengen.

Sport machen

Beim Sport legt man gerne mit Vollgas los, um schon nach kurzer Zeit wieder aufzugeben. Auch hier ist weniger mehr und Ausdauer entscheidend. Ihr müsst nicht mit einem kompletten Programm loslegen, braucht kein Fitnessstudio und keine Geräte.

Fangt mit einer Übung, die ihr kennt, an. Zum Beispiel Kniebeugen, Liegestütze, Situps oder Klimmzüge. Am ersten Tag macht ihr ein paar Wiederholungen. So, dass ihr es zwar spürt, aber nicht so, dass es eine Qual ist. Am darauffolgenden Tag macht ihr dasselbe. Nach einer Woche macht ihr eine (oder auch fünf) Wiederholungen mehr. Nach einiger Zeit könnt ihr eine zweite Übung hinzunehmen, Gewicht hinzufügen oder die Ausführung optimieren. So werdet ihr, ohne dass ihr es überhaupt merkt, deutlich fitter als jemals zuvor.

Ihr schafft nur einen Liegestütz? Das reicht. Nach einer Woche macht ihr zwei und nach einiger Zeit sind zehn kein Problem.

Meditieren

Dass Meditieren uns gut tut, ist unbestritten. Dennoch scheitern viele daran, Meditation dauerhaft in den Alltag zu integrieren. Dabei ist es leicht. Einfach für eine Minute hinsetzen und auf die eigene Atmung konzentrieren. Mehr nicht. Am nächsten Tag macht ihr zwei Minuten, dann drei und so weiter.

Ist das Meditieren erst einmal ein fester Bestandteil des Alltags, also ein Standard, geworden, kann man es weiter optimieren. Zum Beispiel durch Erlernen von fortgeschrittenen Techniken.

Gesunde Ernährung oder Abnehmen

Anstatt von null auf hundert durchzustarten und die Ernährung radikal umzustellen, fängt man klein an. Zum Beispiel, indem statt zwei Löffel Zucker nur einer in den Kaffee kommen. Im nächsten Schritt wird er schwarz getrunken. Anschließend werden schrittweise alle Süßgetränke reduziert, dann die Süßigkeiten, bis der Industriezucker komplett aus der Ernährung gestrichen ist. Und das ist schon mal verdammt gut.

Wie lässt sich der Fortschritt überprüfen?

Wenn ich etwas jeden Tag mache, werde ich besser. Ganz einfach. Am Anfang ist hilfreich jedoch festzuhalten, was man gemacht hat. Nach dem Sport notiert man dies in einem Kalender oder nutzt dafür eine App, wie beispielsweise Coach.me. Das hilft, denn es motiviert. Sobald es zu einer Gewohnheit und damit zu einem Automatismus geworden ist, braucht man es nicht mehr.

Kaizen – die Vorteile im Überblick

Es ist realistisch

Anstatt sich große Ziele zu setzen und viel auf einmal vorzunehmen, verlangt Kaizen nur, dass wir einen kleinen Schritt machen. Weil es so leicht ist, ist es realistisch, dass wir es schaffen.

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Es ist einfach

Es braucht keine Planung und keine Vorbereitung. Wir müssen nichts lernen oder lesen (bis auf diesen Artikel), um Kaizen zu praktizieren, und mit der Zeit wird man besser, ganz von alleine.

Es verwandelt große Ziele in kleine einfache Schritte

Große Ziele stehen für große Ambitionen. Leider sind große Ziele auch furchteinflößend und nur schwer umzusetzen. Brechen wir sie in viele kleine Schritte auf, können wir sie bewältigen. Wir stehen dann nicht mehr vor einer großen Herausforderung, die uns gewaltig unter Druck setzt, sondern nur vor einer kleinen, leicht zu bewältigenden Aufgabe.

Lehrt Selbstdisziplin

Selbstdisziplin ist wichtiger als Talent und Geistesblitze. Denn, um voranzukommen, brauchen wir vor allem Ausdauer und Beharrlichkeit. Mit Kaizen entwickeln wir genau diese Fähigkeiten und müssen uns dafür noch nicht einmal besonders anstrengen.

Fördert positive Gewohnheiten

Unsere Gewohnheiten tragen im Wesentlichen dazu bei, wie wir unseren Tag verbringen und wie produktiv wir sind. Je mehr gute Angewohnheiten wir haben, desto einfacher fällt es uns, die Arbeit zu erledigen und Ziele zu erreichen. Kaizen hilft uns, dies Gewohnheiten zu festigen.

Passt sich ändernden Realitäten an

Kaizen ist ein Prozess. Im Mittelpunkt stehen kontinuierliche Optimierungen in kleinen Schritten. Es gibt kein unverrückbares Ziel in weiter Ferne, sondern nur den nächsten kleinen Schritt. Dadurch ist Kaizen sehr flexibel.

Kommt Perfektion nahe

Perfektion ist rein subjektiv, unrealistisch und führt nur selten zum Ziel. Mit dem Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung in kleinen Schritten und der damit einhergehenden Flexibilität kommt man perfekt noch am nächsten. Zumindest gewährleistet das Streben nach Standards und deren permanente Optimierung hohe Qualität.

Ist minimalistisch

Um Kaizen auszuführen, braucht es nur wenig Vorbereitung, kaum Aufwand und keine speziellen Kenntnisse. Verbesserungen können so mit minimalen Aufwand erreicht werden. Gleichzeitig hilft es uns, Überflüssiges zu erkennen und auszusortieren.

Zusammenfassung

Kaizen hilft uns mit der Macht der kleinen Schritte, Ziele zu erreichen und uns selbst zu verbessern. Anstatt nach einer perfekten Lösung zu streben, die es nicht gibt, und die wir niemals erlangen werden, unterstützt uns Kaizen durch Ausdauer Dinge zu schaffen, die wir sonst nie erzielen.

So sieht minimalistische Selbstoptimierung aus: Mit kleinen Schritten erreichen wir Ziele, ohne uns anzustrengen.

tl;dr

Kaizen: kleine Schritte, Ausdauer und gesunder Menschenverstand. So werden Ziele erreicht.