Meetings – gemeinsam Zeit verschwenden

Wenn schon Meetings, dann wenigstens richtig. Mit einfachen und klaren Regeln wird die Produktivität von Meetings deutlich gesteigert.  Sie werden kürzer und bringen Ergebnisse. Mit etwas Zeit, Übung und Disziplin wird aus diesen Vorgaben eine Selbstverständlichkeit.

Ein klarer Ablauf

Ein Meeting sollte einer klaren Struktur folgen, die im Wesentlichen immer gleich ist. Dies sollte sogar eine verbindliche Vorgabe sein, an die sich alle halten müssen. Dadurch werden auch Vor- und Nachbereitung sowie eine straffe Durchführung zur Leichtigkeit. Ein Ablauf kann wie folgt aussehen.

  1. Begrüßung
  2. Vorstellung der Agenda (Thema, Projektstatus, Erwartungen, Ziele)
  3. Abarbeiten der Themen
  4. Zusammenfassung der Ergebnisse
  5. Nächste Schritte

Klingt banal und ist es auch. Doch häufig fehlt es an einer solchen Struktur. Meistens wird sofort losgelegt, ohne Ziele zu definieren oder überhaupt den Grund des Meetings vorzustellen.

Der Abschluss eines Meetings ist genauso entscheidend wie der Start. Zum Schluss werden die Ergebnisse und daraus resultierenden Aufgaben zusammengefasst. Selbst wenn es offensichtlich scheint, schließlich wurde gerade drüber gesprochen. Dennoch haben die Teilnehmer häufig unterschiedliche Auffassungen von dem Besprochenen – oder keine. Kein Wunder, wenn anschließend jeder für sich irgendwie an dem Thema weitermacht oder überhaupt nichts macht. Durch eine kurze Zusammenfassung wird dies vermieden.

Verantwortung

Wer ein Meeting initiiert, trägt die Verantwortung. Er ist der Moderator, führt durch die Besprechung und gewährleistet die Einhaltung von Agenda und Regeln. Zumindest sorgt er dafür, dass es einen Moderator und eine Agenda gibt. Nichts ist schlimmer als ein Meeting, bei dem die Rollen nicht klar sind. Dann übernimmt es der größte Selbstdarsteller oder der Ranghöchste. Meistens diejenigen, die überhaupt keine Ahnung haben, worum es geht.

Protokoll

Kann sein, muss aber nicht. Protokolle, die ohnehin keiner liest, sind Zeitverschwendung. Eine Zusammenfassung am Ende des Meetings reicht aus. Manchmal ist ein Protokoll dennoch nötig. Entweder, weil es verlangt wird oder um sich abzusichern. So kann niemand später behaupten, dass er etwas anders in Erinnerung hat.

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Wird ein Protokoll gebraucht, reicht eine kurze Mail aus. Sie fasst in Stichpunkten das Besprochene, inklusive der nächsten Schritte und Aufgaben zusammenfasst. Bedeutende Meetings auf obersten Hierarchieebenen brauchen Protokolle, doch diese Art von Besprechung sind eher die Ausnahme. Die größten Zeitfresser sind die vielen Meetings auf Fachkräfteebene, die den Arbeitstag vollstopfen. Diese brauchen kein Protokoll, wenn sich alle an den Ablauf halten. Wenn doch, dann als E-Mail, kurz und knapp. Die Nachbereitung eines Meetings sollte in zehn Minuten erledigt sein.

Dauer – kurz ist gut

Die meisten Menschen können sich nicht mehr als 45 Minuten am Stück konzentrieren. Daher sollten Meetings auch nicht länger dauern. Immerhin verlangen sie den Teilnehmern einiges ab. Mit klar definierten Zielen und Regeln sowie einem Moderator müssen Besprechungen nicht ausarten.

Es hilft, den zeitlichen oder inhaltlichen Rahmen vorzugeben. Wissen die Teilnehmer, dass ihnen nur 45 Minuten zur Verfügung steht, diszipliniert sie das. In Verbindung mit einem eindeutigen Ziel fördert dies die Fokussierung aller Beteiligten. Ihnen wird bewusst, was sie erreichen müssen und wie viel Zeit dafür bleibt. Schwätzer und Selbstdarsteller haben es so gleich schwerer.

Natürlich gibt es Themen, die mehr Zeit benötigen. Diese sollten vorab aufgeteilt werden, sowohl zeitlich als auch inhaltlich. Jeweils ein Unterthema wird dann in einem 45-Minuten-Block besprochen.

Produktivitäts-Tipp: Meeting-Zeit verkürzen. Ein kurzes Zeitfenster erzwingt fokussiertes Arbeiten. Unnötiges Geplauder, überflüssige Beiträge und unwesentliche Aspekte fallen auf einmal weg und alle konzentrieren sich auf das, was zählt. Woran erkennt man, dass man ein ideales, knappes Zeitfenster gewählt hat? Wenn die Teilnehmer sagen: „Das schaffen wir nie in der Zeit“.

Themen-Auswahl – je weniger, desto besser

Je mehr Themen in einem Meeting behandelt werden, desto eher wird sich verzettelt, die Zeit überzogen und Selbstdarsteller übernehmen das Zepter. Je weniger Fragestellungen hingegen vorkommen, desto einfacher ist es, diese abzuarbeiten. Am Besten: Nur ein Thema pro Besprechung oder verschiedene einfache, aber ähnliche, auf einmal abarbeiten.

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Vorbereitung – es geht nicht ohne

Nur wenn die Teilnehmer vorbereitet sind, kann ein Meeting effektiv sein. Dies gilt für alle, nicht nur für den Moderator. Dieser muss natürlich im Thema sein, die Agenda vorbereiten, seine Aufgabe kennen und klare Ziele definieren. Doch reicht es nicht, wenn nur er vorbereitet ist. Die anderen Personen sollten über ihren Status informieren können, die vorherigen Beschlüsse und Aufgaben kennen und ihre Erwartungen an das Meeting formulieren.

Nachbereitung – wenig Aufwand, große Wirkung

Wer aus dem Meeting rausgeht und gleich den Reset-Button drückt, fängt beim nächsten Mal von vorne an. Idealerweise schaut man nach der Besprechung seine Notizen durch und ergänzt sie gegebenenfalls. So ruft man sich das Meeting noch einmal ins Bewusstsein, entdeckte ungeklärte Punkte, die in künftige Meetings gehören, und weiß, was zu tun ist.

Meeting-Regeln

Während Meetings gelten ein paar einfache, aber unumstößliche Regeln. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, doch die Realität sieht häufig anders aus.

Pünktlichkeit

Zu spät in ein Meeting reinstürmen, sichert einem zwar Aufmerksamkeit, ist aber nur unhöflich und stört die Konzentration der anderen. Außerdem muss der Moderator das bereits Besprochene dem zu spät Gekommenen zusammenfassen.

Smartphones, Tabletts und Laptop

Diese haben in einem Meeting nichts zu suchen. Sie bleiben entweder draußen oder werden lautlos gestellt. Selbst gelegentliches Überprüfen der Mails ist ein echter Produktivitätskiller und gleichzeitig respektlos den Anderen gegenüber. Nur wer fokussiert an der Besprechung teilnimmt, ist ein produktiver Teilnehmer. Meetings mit unkonzentrierten Teilnehmern dauern in der Regel lange und bringen kein Ergebnis. Sie sind reine Zeitverschwendung.

Die Gesprächsführung

Dafür gibt es einen Moderator. Der Rest nimmt sich zurück und überlässt ihm die Führung. Dies gilt auch für Kollegen, die in der Hierarchie weiter oben stehen.

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Ansonsten gelten universelle Höflichkeitsregeln, wie Ausreden lassen, respektvoll miteinander umgehen, die Meinung der Anderen akzeptieren und so weiter.

Zu viel Aufwand für ein ein paar Meetings?

Was zunächst nach verdammt viel Aufwand aussieht, relativiert sich in der Praxis ganz schnell. Denn die meisten Meetings dauern zu lange und bringen zu wenig. Wenn es gelingt, Besprechungen mit Disziplin durchzuführen, wird viel Zeit gespart. Die Vor-und Nachbereitung ist in wenigen Minuten geschehen. Es reicht, sich kurz mit dem Thema vertraut zu machen, Notizen von vorhergehenden Meetings durchzugehen, Fragen und Anliegen zu notieren und schon ist man ausreichend vorbereitet.

Auch die Nachbereitung ist in wenigen Minuten erledigt, denn die eigenen Notizen durchzugehen und zu ergänzen, ist schnell erledigt. Der Moderator hat in der Regel etwas mehr Arbeit, aber er beschäftigt sich ohnehin viel mit dem Thema. Wenn sich alle an die vorgestellten Regeln halten, sollte sich die Zeit, die einzelne Mitarbeiter in Sitzungen verbringen, deutlich reduzieren lassen. Eine Besprechung wird oftmals nur angesetzt, weil die vorherige kein Ergebnis gebracht hat. Werden Meetings produktiver, sind weniger nötig.

Wie viele Meetings sind überhaupt nötig?

Deutlich weniger als angesetzt werden. Meetings werden nicht nur schlecht durchgeführt, die meisten sind auch schlichtweg überflüssig. In vielen Unternehmen herrscht heute eine extreme Meeting-Kultur. Es wird von Meeting zu Meeting gehetzt, ständig wird an Präsentation gefeilt und die eigentliche Arbeit wird irgendwie dazwischen geschoben.