Produktivität steigern durch Automatisierung

Weniger machen und trotzdem produktiver sein, geht das? Ja, das geht. Es ist sogar recht einfach. Das Zauberwort heißt Automatisierung.

Wir müssen dafür nur Computer und Smartphones für uns arbeiten lassen. Indem wir Routineaufgaben und einfache Abläufe an sie übergeben. Im Idealfall laufen diese dann im Hintergrund ab und wir brauchen uns um nichts zu kümmern. Die neugewonnene Zeit können wir in die wirklich wichtigen Angelegenheiten investieren.

Welche Art von Tätigkeiten sind für die Automatisierung geeignet?

Am besten eignen sich Aufgaben aus denen wir Regeln und Bedingungen ableiten können, um diese mit Hilfe der Technik zu automatisieren.

Diese Automatisierungen arbeiten nach dem immer gleichen Prinzip. Zunächst tritt ein Ereignis auf (z.B. eine Mail von einem bestimmten Absender oder einem bestimmten Betreff) und dieses löst dann eine vorab definierte Regel aus (z.B. Weiterleiten der Mail).

Abläufe, die ihr einfach automatisieren könnt

  • E-Mails filtern (in Ordner verschieben) oder weiterleiten
  • Dokumente an einem bestimmten Ort speichern
  • Mails an Projektmanagement-Tools übergeben
  • Häufig genutzte Textblöcke über eine Tastenkombination erstellen
  • Blogartikel und Status-Update in mehrere soziale Netzwerke posten
  • Geräte und Posteingänge für bestimmte Zeiten und Situationen stummschalten

Warum sollten wir gerade einfache Arbeitsabläufe automatisieren?

Weil sie besonders schlecht für die Produktivität sind. Sie schaden uns in zweierlei Hinsicht:

1. Sie sorgen für ständige Unterbrechungen

Jede kleine Aufgabe, egal wie simpel sie ist, wie schnell sie erledigt ist, stellt immer einen potentiellen Störenfried dar. Sie unterbricht den Arbeitsfluss und stört die Konzentration. Gleichzeitig kostet es uns Energie, wieder zur Arbeit zurückzufinden.

2. Es gibt jede Menge von ihnen

Egal, wie schnell und routiniert wir einzelne Dinge abarbeiten, in ihrer Gesamtheit nehmen sie viel Zeit ein. So verbringen wir den Großteil des Tages nicht mit wichtigen Angelegenheiten, sondern mit zahlreichen Hilfstätigkeiten, die uns bei der Bewältigung der eigentlichen Arbeit helfen sollen, doch in Wahrheit vor allem davon abhält. Bleiben sie liegen, werden sie mit der Zeit zu einem unbezwingbaren Berg an Verpflichtungen und stellen ein schier unlösbares Problem dar.

Welche Arten der Automatisierung gibt es?

Vollständige Automatisierung

Hier müsst ihr nichts mehr machen. Alles läuft komplett automatisch ab. Zum Beispiel, wenn neue E-Mails nach bestimmten Regeln selbstständig in Ordner sortiert oder weitergeleitet werden. Oder, wenn Facebook Status-Updates gleichzeitig in andere soziale Netzwerke gepostet werden.

Teilweise Automatisierung

Hier müsst ihr noch selbst Hand anlegen, jedoch sind viele kleine Zwischenschritte automatisiert. Ein Beispiel ist das Weiterreichen von E-Mails an Projektmanagement-Tools. Zunächst entscheidet ihr individuell, welche Mail überhaupt weitergegeben wird. Gebt ihr ihr einen bestimmten Betreff oder ein bestimmtes Schlagwort mit,  erfolgt die Zuordnung innerhalb des Projektmanagements-Tools automatisch. So wandelt ihr schnell eine einfache Mail in eine neue Aufgabe um und habt sie gleich dort wo sie hingehört: im eurer Projektmanagement-Software.

Lese-Tipp:  Geschäftig ist nicht gleich produktiv

Dienste und Apps für die Automatisierung

Es gibt eine Reihe an Automatisierungs-Diensten. Zudem verfügen zahlreiche Anwendungen bereits über Möglichkeiten, Regeln zu erstellen oder über Schnittstellen mit anderen zu kommunizieren.

Mail-Programme

Die meisten haben schon so einiges an Board. Eine simple Automatisierung, die mit den gängigen Mail-Programmen funktioniert, ist das Filtern. Anstatt Mails von Hand in Ordner zu verschieben, um einen besseren Überblick zu haben, legen wir Regeln fest, die dies für uns machen. Kriterien für diese Regeln können beispielsweise der Absender oder auch der Betreff sein.

Mac OS X Automator

Apples OS X bietet mit dem Automator eine eigene Applikation, um einfache Automatisierungen und Abläufe zu entwickeln, ganz ohne Programmierkenntnisse.

Hier gibt’s fertige Automator-Aktionen und Anleitungen.

Ein Beispiel für eine Automator-Aktion:
Papierloses Büro automatisieren mit PDFs aus Plug-ins mit Automator

Automatisierungen mit IFTTT und Zapier

Am einfachsten können Automatisierungen mit Web-Applikationen, wie IFTTT oder Zapier, genutzt werden. Mit diesen Diensten lassen sich Regeln gestalten oder auf vorhandene zurückgreifen. So werden Computer und Smartphone mit anderen Apps und Web-Diensten, wie Evernote, Gmail, Trello usw. verknüpft, um eine Aufgabe zu automatisieren.

Beispiele für Automatisierungen mit IFTTT oder Zapier

  • Handy auf Arbeit stumm stellen
    Um konzentriert arbeiten zu können, sollte Benachrichtigungen stumm geschaltet werden. Mit IFTTT könnt ihr euer Android-Smartphone stummschalten, solange ihr im Büro seid. Dies geht auch mit anderen Örtlichkeiten oder auch zu anderen Zeiten
  • Status Updates aus den sozialen Medien
    Ihr wollt eure Facebook-Posts auch gleich twittern oder umgekehrt. Mit IFTTT könnt ihr beide Konten verknüpfen. Dies geht auch mit vielen andern sozialen Netzwerken, beispielsweise um eure Instagram-Bilder automatisch auf Facebook zu teilen
  • Facebook oder Twitter Status-Updates in Dropbox speichern
    Ihr wollt den Überblick über eure Status-Updates in den verschiedenen sozialen Netzwerken behalten, ohne euch mühsam durch eure Timeline zu scrollen. Dann verknüpft eure Accounts mit eurer Dropbox, um Posts dort automatisch zu speichern
  • Termine in Dropbox speichern
    Ihr wollt auch rückblickend alle Termine sichern. Kein Problem, dafür müsst ihr nur euer Gmail-Konto mit eurer Dropbox verbinden
  • Automatische Nachricht zum Geburtstag über Facebook
    Ständig hat jemanden von euren vielen Facebook-Freunden Geburtstag. Anstatt jedes Mal aufs Neue eine Nachricht zu schicken, automatisiert das Gratulieren. So spart ihr Zeit und könnt es nicht vergessen. Das ist unpersönlich? Als ob eine individuelle Facebook-Nachricht persönlicher wäre
  • Speichern aller in Facebook hochgeladenen Fotos in eurer Dropbox
  • Neue iOS-Kontakte im Google-Konto hinzufügen
  • Fotos auf denen ihr auf Facebook markiert seid, in eurer Dropbox speichern
  • E-Mails in Evernote speichern
  • Benachrichtigungs-Mail über neues kostenloses Kindle Buch
Lese-Tipp:  Meetings - gemeinsam Zeit verschwenden

Dies ist nur eine Auswahl und ständig kommen sowohl auf Zapier und IFTTT neue hinzu.

Übersicht der Zapier-Aktionen (Zaps)

Übersicht der IFTTT-Aktionen (Applets)

Apps für Automatisierungen verknüpfen

Oftmals benötigen wir die gleichen Daten in unterschiedlichen Programmen. Im Idealfall kommunizieren sie über Schnittstellen und reichen die Informationen einfach weiter. Selbst wenn es keine Verbindung gibt, lassen sie sich automatisiert über Mails weitergeben.

E-Mails automatisch an Projektmanagement-Software weiterleiten

Erhalten wir Informationen oder Dokumente zu einem Projekt per Mail und benötigen sie in einem Projektmanagement-Programm, wie beispielsweise Trello, Asana, Evernote oder Nozbe. Mit Ihnen können wir Daten leicht weiterreichen. Denn diese Dienste stellen den Nutzern E-Mail-Adressen zur Verfügung, über die man Mails direkt an das Tool schicken kann. Richtet man vorher im Mail-Programm eine entsprechende Regel ein, die Mails nach Betreff, Absender oder Inhalten filtert, geschieht es automatisch.

Vorsteuer-Voranmeldung automatisieren

Die Vorsteuer-Voranmeldung ist für Selbstständige ein notwendiges, aber nerviges Übel. Mit den entsprechenden Tools kann es weitgehend selbständig ablaufen. Hier ein Beispiel, wie mit der Banking-App MoneyMoney, der Buchhaltungs-Software UmsatzPro und der Steuer-Software Winston dieser lästige Vorgang deutlich vereinfacht werden kann.

In MoneyMoney werden zunächst die Umsätze des abgelaufenen Monats (oder Quartals) abgerufen. Dann leitet man sie mit einem Klick an UmsatzPro. Dort lassen sich die einzelnen Posten bei Bedarf bearbeiten. Anschließend generiert man die Daten für die Vorsteuer-Anmeldung, übergibt sie an Winston und von dort über die Elster-Schnittstelle ans Finanzamt. Steht erstmal alles und hat man nicht zu viele Umsätze, ist die Vorsteuer innerhalb von wenigen Minuten mit ein paar Klicks abgeschickt. Zwar ist es keine hundertprozentige Automatisierung, es werden jedoch zahlreiche Schritte automatisch erledigt, die normalerweise Zeit und Nerven kosten und potenzielle Fehlerquellen darstellen.

Dies funktioniert so nur auf dem Mac, wahrscheinlich gibt es aber ähnliche Möglichkeiten für Windows.

Spezielle Automatisierungs-Software

Alfred (nur Mac)

Ein App nur fürs Automatisieren und Vereinfachen von Arbeitsabläufen. Alfred bietet eine Reihe an fertigen Funktionalitäten, mit denen man sich das Leben simplifizieren kann. Mit den sogenannten Workflows werden Abläufe mit Webdiensten und Apps automatisiert, ohne überhaupt die Anwendung zu öffnen.

Es gibt eine Reihe an hilfreichen Workflows, die zum Download bereitstehen. Wem das nicht reicht, der kann sich selbst seinen eigenen Workflow basteln.

Ich habe mir einen einfachen Workflow gebaut, der zwei Apps aufruft, die ich zum konzentrierten Arbeiten nutze. Dies ist zum einen Pomodoro One, ein Timer für die Pomodoro-Technik, und Noizli, eine App mit Naturgeräuschen. Anstatt beide Programme einzeln aufzurufen und zu starten, reicht eine Tastenkombination.

Lese-Tipp:  Pomodoro-Technik - 25 Minuten Top-Produktivität

Wirklich großartig sind auch die sogenannten Snippets. Damit können beliebige Texte mittels Short-cut automatisiert erstellt werden. Dies geht vom einfachen „Viele Grüße“ bis hin zu umfangreichen Textblöcken und funktioniert in allen Programmen. Dafür erstelle ich zunächst das Schriftstück und weise ihm dann eine Tastenkombination zu. Rufe ich sie auf, wird der Text eingefügt.

Launchy – Alternative für Windows

Phrase Express – Alternative für Textblöcke und vieles mehr (Android, Windows, iOS, OSX)

Breevy Text Expander – Textblöcke und schnelleres Schreiben, Alternative für Windows

Textexpander – Textblöcke und schnelleres Schreiben, OSX und Windows

Mailbutler (nur Mac)

Ein nerviger Posteingang ist eine gewaltiger Produktivitäts-Killer. Zwar gibt es zahlreiche Möglichkeiten den Posteingang mit den Boardmitteln des Computers zeitweise stumm zu schalten, doch diese haben so ihre Schwächen. Mit Mailbutler kann ich hingegen festlegen, wann Mails geladen werden sollen und wann nicht. Einmal eingerichtet läuft es automatisch ab. Mailbutler bietet noch viele weitere sinnvolle Automatisierungen und Vereinfachung. So kann ich beispielsweise Mails timen und nachverfolgen und noch vieles mehr.

Die Vorteile des Automatisieren

  1. Es spart Zeit. Jede Aufgabe, egal wie winzig, kostet Zeit. Und viele kleine Aufträge summieren sich schnell zu einem großen Zeitfresser.
  2. Es fördert die Konzentration. Je weniger wir unterbrochen werden, desto seltener wird unser Fokus gestört und desto besser können wir arbeiten.
  3. Es macht uns produktiver. Wenn wir wissen, dass die vielen kleine Aufgaben zuverlässig gemeistert werden, dass nichts verloren geht und alles später dort zu finden ist, wo wir es haben möchten, müssen wir uns keine Gedanken darum machen. Dies beruhigt und sorgt so gleichzeitig dafür, dass wir den wichtigen Herausforderungen unsere ungeteilte Aufmerksamkeit schenken können.

Zusammenfassung

Anstatt zu arbeiten, verbringen wir einen Großteil unserer Zeit damit, die Arbeit zu organisieren. Ein Teil dieser Tätigkeiten lässt sich jedoch automatisieren, so dass wir mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben haben. Viele E-Mail-Programme haben solche Automationen bereits an Board, wir müssen sie nur noch einrichten. Spezielle Webdienste, wie IFTTT und Zapier, oder Spezialisten, wie Mailbutler und Alfred, bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten, um uns das Leben zu erleichtern. Ist die Automatisierung einmal eingerichtet, brauchen wir uns nicht mehr damit beschäftigen.

tl;dr

Wir müssen nicht alles selbst machen. Computer und Smartphone bieten viele Möglichkeiten Aufgaben zu automatisieren.