Oftmals heißt es am Ende des Tages: noch so viel Arbeit und so wenig Tag übrig. Doch, was tun? Schneller arbeiten ist eine Lösung. Doch anstatt in Hektik zu verfallen und fünf Dinge auf einmal zu machen, gilt es ruhig zu bleiben und das Richtige zu tun. Denn mit den passenden Techniken geht schneller Arbeiten einfach und vor allem ohne Stress.
Hier acht Tipps zum schneller Arbeiten. Einige könnt ihr sofort anwenden, andere brauchen etwas Vorbereitung und wieder andere etwas Übung.

Schneller arbeiten – so geht’s

1. Gleiches mit Gleichem erledigen

Unterschiedliche Arbeiten benötigen unterschiedliche Denkweisen. Eine Präsentation verlangt ein anderes Herangehen und Denken als das Lesen und Schreiben von E-Mails. Dies können wir ausnutzen, indem wir Arbeiten, die eine ähnliche Denkweise benötigen, zusammen erledigen.
Ein gutes Beispiel ist das Beantworten und Schreiben von E-Mails. Wenn wir unseren Posteingang auf einmal abarbeiten, geht dies wesentlich schneller, als wenn wir es über den Tag verteilen. Schieben wir das Beantworten von einzelnen Mails jedoch zwischen andere Arbeiten, wechseln wir zwischen verschiedenen Herangehensweisen. Dies führt dazu, dass wir uns immer wieder aufs Neue umstellen müssen. Das kostet Zeit.

2. Speed Reading – Schneller lesen

Wer schneller liest, spart Zeit. Doch schneller lesen, bedeutet oft auch schlechter verstehen. Daher geht es nicht ohne die richtigen Techniken. Zum Glück lassen sich diese erlernen – oder man greift auf Hilfsmittel zurück.

Wer Schneller Lesen-Techniken erlernen möchte und gerne auf Englisch liest, findet viele wertvolle Tipps im Buch von Abby Marks-Beale 10 Days to Faster Reading.

Mit Apps schneller lesen

Einfacher geht es, wenn ihr euch von einer App helfen lasst. Denn dann könnt ihr direkt loslegen. Dies funktioniert hervorragend mit Texten, die euch digital vorliegen, wie zum Beispiel Internetseiten oder Text-Dokumente.

Wie funktionieren Schneller Lesen-Apps?

Anstatt den vollständigen Text anzuzeigen, blenden die Apps die einzelnen Wörter des Texts nacheinander in rascher Folge ein. Diese stehen stets an derselben Stelle. Somit muss man weder Kopf noch Augen bewegen und spart Zeit. Des weiteren werden dadurch doppelt Lesen, mitsprechen und Ablenkungen vermieden. Mit etwas Übung liest es sich so deutlich schneller.

Software-Tipps

Instapaper

Eine empfehlenswerte App zum schneller Lesen ist Instapaper. In erster Linie entwickelt, um Artikel zum späteren Lesen zu speichern und lesefreundlich aufzubereiten, bietet Instapaper auch die Funktion Speed Read, mit der ihr schneller lesen könnt.

Weitere Empfehlungen

Es gibt eine große Vielzahl an Webdiensten, Browser Plug-Ins und Apps zum schnelleren Lesen, mit unterschiedlichen Möglichkeiten, kostenfreie und kostenpflichtige, für alle Betriebssysteme. Stöbern lohnt sich auf jeden Fall. Hier zwei Tipps.

• Spritz: Diese Technologie kommt in vielen Lese-Apps für das Lesen von eBooks und PDF zum Einsatz. Mit dem Bookmarklet „Spritzlet“ für euren Browser könnt ihr jeden Web-Text schneller lesen.
• Spreeder: Ein Webdienst, der es ermöglicht, beliebige Texte schneller zu lesen, indem ihr sie einfach in ein Webformular kopiert.

3. Deadline setzen – Zeit verknappen

Kennt wahrscheinlich jeder: Erst trödelt man rum und plötzlich ist kaum Zeit übrig, um die Arbeit rechtzeitig fertig zu bekommen. Erstaunlich oft klappt es dann sogar recht gut.
Warum funktioniert es? Ganz einfach, weil wir keine Wahl haben. Wir müssen uns auf eine Aufgabe konzentrieren, Ablenkungen können wir uns nicht mehr erlauben und Unwichtiges lassen wir notgedrungen weg. Im Prinzip arbeiten wir unter Zeitdruck genauso, wie wir ohnehin arbeiten sollten: Auf das wirklich Wichtige fokussiert.
Es lohnt sich, die zur Verfügung stehende Zeit zu verknappen. Setzt euch für jede Aufgabe eine Deadline. So zwingt ihr euch zu fokussieren und werdet gezwungenermaßen schneller.

4. Tippen lernen

Wer das 10-Finger-System beherrscht, spart jede Menge Zeit. Zum einen tippt es sich so einfach schneller, zum anderen entstehen weniger Vertipper, die korrigiert werden müssen. Zudem muss man sich nicht mehr aufs Tippen konzentrieren, sondern kann seine gesamte Aufmerksamkeit dem Text widmen.
Um Tippen zu lernen, müsst ihr nur etwas Zeit investieren, denn es gibt kostenfreie Lern-Apps.
Mein Tipp: TIPP10, gibt’s für Mac, Windows, Linux und als Online-Version.

5. Tastenkürzel nutzen

Das ewige Mausgeschubse schadet dem Arbeitsfluss und kostet Zeit. Doch das muss nicht sein, denn ein Computer lässt sich auch hervorragend mit der Tastatur bedienen.

Tastenkürzel oder Shortcuts

Mit Tastenkombinationen, Tastaturkurzbefehlen oder einfach Shortcuts lassen sich alle wesentlichen Programm- und Computer-Funktionen ausführen. Zudem bieten viele Programme und Betriebssysteme die Möglichkeit, individuelle Tastenkombinationen zu erstellen. Gibt es den gewünschten Short-Cut nicht, legt ihr ihn selbst an.

• Eine Übersicht aller Windows-Tastenkombinationen gibt es hier.
• Eine Übersicht aller Apple-Tastenkombinationen gibt es hier.

6. Automatisieren

Je weniger ihr selber macht, desto mehr Zeit spart ihr. Daher solltet ihr versuchen, möglichst viel zu automatisieren. Einfach geht es mit eurem Posteingang. Anstatt Mails mühsam in Ordner zu ziehen, könnt ihr Filter einstellen, die das Sortieren für euch übernehmen.
Für Routine-Tätigkeiten könnt ihr tägliche/wöchentliche Termine im Kalender hinterlegen. So vergesst ihr sie nicht und habt gleich Zeit geblockt, um sie zu erledigen.
Ein toller Service um Dinge zu automatisieren, ist IFTTT – If this then that. Damit lassen sich für bestimmte Situationen Automatismen einrichten, die von Webdiensten und Social Networks, wie Facebook, Evernote oder Google Docs, ausgeführt werden. So lässt sich beispielsweise automatisieren, Freunden über Facebook zum Geburtstag zu gratulieren, das Handy bei Ankunft auf der Arbeit stummzuschalten oder die gearbeiteten Stunden im Google-Kalender zu speichern.

7. Aufhören, ein totes Pferd zu reiten

Sehr häufig hält man viel zu lange an etwas fest, dass einem nichts bringt. Dies kann das Lesen eines Buches sein, welches einem nicht gefällt, ein geschäftliches Projekt, das schon gescheitert ist, oder ein privates Hobbyprojekt, das man nie fertigmachen wird. Man bleibt dabei, weil man denkt, „jetzt habe ich schon so viel Zeit investiert“. Ein klassischer Fall von versenkten Kosten, die unwiederbringlich weg sind. Weiterhin Zeit zu vergeuden, bringt nichts, die Investitionen werden sich nie auszahlen. Anstatt weiter zu reiten, sollte man absteigen und etwas Sinnvolles machen.

8. Nutzt Papier

Um etwas schnell zu notieren oder geschwind eine Idee zu skizzieren, ist ein Blatt Papier immer noch die beste Wahl. Keine App kann da mithalten. Daher solltet ihr stets ein Notizbuch oder Block zur Hand haben.

Zusammenfassung

Mit den richtigen Techniken und Strategien lässt sich viel Zeit sparen. Einige lassen sich sofort umsetzen, andere brauchen etwas Vorbereitung und wiederum andere etwas Übung. Eines haben sie alle gemeinsam: Sie helfen euch, schneller und entspannter zu arbeiten und geben euch somit mehr Kontrolle über euren beruflichen und privaten Alltag.

tl:dr

Mit den richtigen Techniken könnt ihr ohne großen Aufwand wertvolle Zeit sparen.

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