Die Pomodoro-Technik ist leicht anzuwenden und funktioniert ohne Vorbereitung oder Übung. Man kann einfach loslegen und von ihr profitieren. Dennoch gibt es einige Hacks, mit denen sie noch effektiver wird. Damit könnt ihr eure Produktivität mit wenig Aufwand deutlich steigern.

Pomodoro-Technik = Arbeiten in Sprints

Keine Ablenkung! Keine Unterbrechung! Nur ein Thema!

• 25 Minuten Arbeiten, dann fünf Minuten Pause
• Dann folgt der nächste Arbeitssprint mit Kurz-Pause
• Nach vier Zirkeln gibt es eine 15-Minuten-Pause

Pomodoro-Technik mit Hacks maximieren

1. Pomodoro-Zirkel vorher planen

Timer setzen und los geht’s. Klingt gut, doch etwas Vorbereitung ist selbst bei der Pomodoro-Technik sinnvoll. Denn nicht jede Tätigkeit ist für die Pomodoro-Technik geeignet. Außerdem ist es illusorisch anzunehmen, dass wir jederzeit und den ganzen Tag mit ihr arbeiten können. Nach einem anstrengenden Meeting zurück an den Schreibtisch und ohne Pause mit großer Konzentration direkt weitermachen? Kaum möglich.

Schon bei der Tagesplanung sollte überlegt werden, was mit der Pomodoro-Technik zu meistern ist und wie viele Arbeitssprints geleistet werden können. Wer den Arbeitstag mit Selbstmanagement-Methoden, wie beispielsweise Getting Things Done organisiert, strukturiert idealerweise bereits bei der Tages- oder Wochenplanung die Aufgaben in Pomodoro-Zyklen.

Überlegt euch, welche Aufgaben ihr mit der Pomodoro-Technik erledigen wollt und teilt diese auf. Entweder sind die einzelnen Themen jeweils in einem Pomodoro zu schaffen oder ihr brecht sie in Pakete runter, die in je 25 Minuten zu bewältigen sind.

2. Gleiches gesellt sich gern

Ein Prinzip der Pomodoro-Technik heißt Singletasking, also immer nur eine Aufgabe auf einmal. Oftmals stehen jedoch auch anspruchslose Angelegenheiten an, die nur fünf bis zehn Minuten dauern. Zu wenig für einen Pomodoro. Dann werden eben ähnliche Aufgaben, wie beispielsweise E-Mails beantworten, in einen Pomodoro-Sprint zusammengefasst. So konzentriert man sich auf eine Art an Arbeiten. Das ist weitaus produktiver, als gelegentlich einzelne Nachrichten zu schreiben und dafür anderes zu unterbrechen.

3. Kommunizieren

Der Schlüssel zum erfolgreichen Arbeiten mit der Pomodoro-Technik ist das Ausschalten von Ablenkungen. Manche Störenfriede entziehen sich jedoch unserer Kontrolle. Daher brauchen wir die Unterstützung der Kollegen. Solange die nichts von der Pomodoro-Technik wissen, können Sie nicht ahnen, dass man gerade fokussiert arbeiten möchte. Bereits die Frage „Störe ich?“ reicht, um die Konzentration zu unterbrechen, die anschließend mühsam wieder aufgebaut werden muss.

Pomodoro-Technik verpflichtet

Daher ist es Pflicht, zu kommunizieren, was ihr macht, warum ihr es macht und wie es funktioniert. Vereinbart Zeichen, an denen die anderen erkennen, wann ihr mit der Pomodoro-Technik arbeitet. Somit vermeidet ihr, gestört zu werden, und niemand ist irritiert, wenn ihr Anrufe oder Mails zeitweise ignoriert oder auf Anfragen einsilbig reagiert.
Zu den Regeln gehört auch, dass man euch in dringenden Fällen unterbrechen darf.

So signalisiert ihr, dass ihr ungestört arbeiten möchtet

• Kopfhörer auf: Bitte nicht stören, Kopfhörer unten: Ich darf gestört werden.
• Hinweisschild am Arbeitsplatz (z.B. Papp-Tomate oder ein Fähnchen am Monitor): Bitte nicht stören, kein Hinweisschild: Ich darf gestört werden.

Gleichzeitig solltet ihr darauf achten, die Kollegen nicht allzu lange warten müssen. Sobald sie wissen, dass ihr alle Mails und nicht angenommene Anrufe beantwortet, fällt es leichter, euch in Ruhe zu lassen. Problematisch wird es nur, wenn die Kollegen das Gefühl haben, dass ihr sie dauerhaft ignoriert.

4. Pausen machen, wenn sie sinnvoll sind

Die Pausen in einem Pomodoro-Zirkel helfen in vielerlei Hinsicht. Sie verhindern, dass wir nicht ermüden und erleichtern das Anfangen, da wir wissen, dass schon nach einem kurzen Arbeitssprint eine kleine Erholung wartet. Das ist jedoch kein starres Korsett, in das wir uns zwängen müssen. Sind wir beispielsweise frühzeitig mit unserer Aufgabe fertig, hören wir auf. Ist der Zeitintervall um und wir benötigen nur noch wenige Augenblicke zum Abschließen, hängen wir noch etwas Zeit dran.

5. Auch die Pausen stoppen

Die Pausen gehören genauso zum Pomodoro-Zirkel wie die Arbeitsphasen. Um das Maximum herauszuholen, sollten wir daher auch die Pausenzeiten stoppen, zum Beispiel indem wir einen Pomodoro-Timer nutzen und nicht nur eine einfache Stoppuhr. Dadurch sorgen wir für einen automatischen Übergang vom Arbeitssprint zur Pause und vermeiden die Ruhephase zu überziehen. So entsteht ein gleichmäßiger und ausdauernder Workflow.

6. Pausen sind Pausen

Gerade bei der Computerarbeit neigt man dazu, in den Pausen Mails zu checken oder im Internet zu surfen. Schnell ist viel Zeit vertrödelt und von Erholung keine Spur.
Besser ist es, in der Pause nicht in den Computer oder das Handy zu schauen. Eher einen Blick aus dem Fenster werfen oder kurz durchs Büro schlendern. Vorsicht vor dem Abstecher zur Kaffeemaschine! Da lauern stets irgendwelche Gestalten, die einen in Gespräche verwickeln wollen.

In den Pausen wird sich erholt. Sonst ist es keine Pause.

Die Pausen sind extrem wertvoll. Nur wer sich an sie hält, kann über längere Zeit konzentriert arbeiten. So sind sie gleichzeitig eine Belohnung für das Erreichte und eine Voraussetzung, um aufmerksam weiterarbeiten zu können.

Kommt etwas Dringendes dazwischen, wie ein verzweifelter Kollege, der Hilfe braucht, zählt es nicht als Ruhepause. Wenn ihr anschließend zu euren Aufgaben zurückkehrt, legt vorher eine fünfminütige Pause ein.

7. Tages- und Wochenrückblicke

Um herauszufinden, wie hilfreich die Pomodoro-Technik ist, helfen kurze Rückblicke am Ende eines Arbeitstages oder der Woche. Dabei geht es weniger darum zu überprüfen, ob und wie viel man erledigt hat, sondern festzustellen, ob Anpassungen sinnvoll sind.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um dies einzuschätzen.

• Wie viele Pomodoro-Zirkel (vier Pomodoro-Pausen-Zyklen) habe ich abgeschlossen (Tag oder Woche)?
• Wie viele einzelne Pomodori habe ich abgeschlossen (Tag oder Woche)?
• Wann konnte ich die meisten Pomodori abschließen (Tageszeit oder Wochentag)?
• Wenn ich einen Pomodoro nicht abgeschlossen habe, woran lag es? An mir selbst oder gab es externe Gründe (Kollegen, Lärm, etc.)?

Damit lässt sich ableiten, was funktioniert hat und was nicht. Gibt es zu viele Unterbrechungen, ist möglicherweise das Umfeld nicht ideal. Vielleicht kann man nur am frühen Morgen oder späten Nachmittag, wenn im Büro weniger Hektik ist, mit der Pomodoro-Technik arbeiten. Möglicherweise ist es besser, sich in einen Besprechungsraum zurückzuziehen oder Geräusch-unterdrückende Kopfhörer zu nutzen. Bricht man regelmäßig frühzeitig ab, sind womöglich die Pomodori zu lang. 25 Minuten Konzentration können anstrengend sein.

Damit die Pomodoro-Technik funktioniert, müssen alle potenziellen Störenfriede ausgeschaltet werden. Das bedeutet, Computer, Tablet, Smartphone und Telefon stummschalten und den Kollegen verdeutlichen, dass ihr ungestört arbeiten wollt. Wie ihr Ablenkungen vermeidet, wird hier ausführlich erklärt.

8. Einfach anfangen

Ein Tipp zum Einstieg: Weniger ist mehr. Wer noch keine Erfahrungen mit der Pomodoro-Technik hat, muss zunächst herausfinden, für welche Arbeiten sie sich eignet und wie er sie in seinen Tagesablauf integriert. Am Anfang reicht schon ein Pomodoro aus. Funktioniert es gut, macht man einen zweiten und immer so weiter.

9. Kurz ist gut

Noch ein Tipp zum Einstieg. Die 25 Minuten sind eine reine Empfehlung und keine Pflicht. Wem es am Anfang schwerfällt, sich so lange auf eine Aufgabe zu konzentrieren, verkürzt die Arbeitsphase. Lieber vier 15-minütige Pomodori, als sich durch 25 Minuten quälen. Mit etwas Übung verlängert man die Arbeitsphasen.

Entscheidend sind Singletasking und der Wechsel zwischen konzentrierten Arbeitsphasen und Pausen. Wie lange die Phasen dabei genau sind, bleibt euch überlassen. Startet mit dem klassischen Pomodoro-System und versucht, euren eigenen Rhythmus zu finden.

10. Kein unnötiger Druck

Konzentriertes Arbeiten und ungestörter Fokus sind die Stärken der Pomodoro-Technik. Das heißt jedoch nicht, dass man sich während eines Pomodoro mit der Konzentration eines Zen-Meisters in die Aufgaben versenken muss und die Arbeit nur so dahin fließen soll. Es bedeutet nur, dass wir uns ohne Ablenkung nur einer Aufgabe widmen. Stocken und Grübeln gehören dazu.

Die Pomodoro-Technik ist kein Rennen gegen die Uhr

Arbeitet genauso, wie sonst auch. Nehmt euch Zeit, um in Ruhe an einem Satz zu feilen, Ideen nachzugehen oder einen wichtigen Text in Ruhe zu lesen. Entscheidend ist der Fokus. Er hilft, eine Aufgabe zu erledigen. Wenn wir eine Herausforderung nicht in einem 25 Minuten-Fenster schaffen, geht es im Nächsten weiter.

Zusammenfassung

Die Pomodoro-Technik beruht auf dem Prinzip des fokussierten Arbeitens in kurzen Phasen mit regelmäßigen Pausen. Eine Stärke ist die Einfachheit des Systems. Mit Hacks lässt sich dies noch steigern, um in kurzer Zeit möglichst viel zu erledigen.

tl;dr

Mit den richtigen Hacks holt ihr das Maximum aus der mächtigen Pomodoro-Technik.