Produktivitäts-Killer Ablenkungen

Unterbrechungen und Ablenkungen sind keine Ausnahmen, sondern vielmehr die Regel. Auch wenn es sich nur um kurze Störungen handelt, irgendetwas ist immer: eine neue E-Mail, das Telefon oder die lieben Kollegen. Jedesmal müssen wir die Arbeit pausieren, verlieren wir unseren Fokus und brauchen anschließend eine Weile, bis wir uns wieder in die Aufgabe vertieft haben.

Im Arbeitsalltag, in dem es von Störenfrieden nur so wimmelt und ständige Unterbrechungen normal sind, ist konzentriertes Arbeiten eine Herausforderung.

Konzentriert durch den Tag mit der Pomodoro-Technik

Hier hilft die Pomodoro-Technik (Pomodoro italienisch für Tomate). Es ist eine simple Methode, um das fehlende Quäntchen Fokus zu bekommen. Bei dieser Methode wird in kurzen Sprints konzentriert und ohne Ablenkung gearbeitet. Außer einem Timer (gibt’s in jedem Rechner oder Handy) wird nichts benötigt. Damit werden die Arbeitsphasen gestoppt.

Arbeiten und Pausieren – der Pomodoro-Zyklus

Der Kern der Pomodoro-Technik sind 25-minütige Arbeitssprints. Auf jeden Sprint folgt eine fünfminütige Pause. Dann wird wieder für 25 Minuten gearbeitet und darauf noch einmal fünf Minuten pausiert. Die Zyklen können beliebig oft wiederholt werden. Nach vier Runden gibt es jedoch eine längere Unterbrechung von 15 Minuten.

25 Minuten geballte Konzentration

In den Arbeitsphasen wird sich ausschließlich auf eine Aufgabe konzentriert. Dies bedeutet, Multitasking ist tabu. Der Fokus richtet sich auf eine, wirklich nur eine, Tätigkeit. Damit dies gelingt, müssen alle potenziellen Störungen vermieden werden.

Ein bisschen Vorbereitung muss sein

Bevor es überhaupt losgeht, sollten die vorliegenden Aufgaben in Pakete runtergebrochen werden, die in etwa 25 Minuten zu bewältigen sind. Dann kann’s losgehen und es wird sich für 25 Minuten einer Aufgabe gewidmet – und nur dieser einen Aufgabe.
Kleine Aufgaben, die keine 25 Minuten dauern, könnt ihr im Bündel mit ähnlichen Tätigkeiten zusammenfassen und in einem Sprint erledigen, wie beispielsweise das Beantworten von mehreren E-Mails.

Ablenkungen ausschalten

Während der Arbeitsphase werden keine Mails gecheckt, keine Anrufe beantwortet und das ganze Social Media-Zeug ist auch tabu. Um wirklich ablenkungsfrei zu arbeiten, ist es nötig, Benachrichtigungen an Computer und Handy auszuschalten, das Telefon auf lautlos zu stellen und den Kollegen mitzuteilen, dass ihr ungestört sein wollt. Für 25 Minuten gibt es nur euch und diese eine Aufgabe. Hier gibt’s jede Menge Tipps, um Ablenkungen am Arbeitsplatz zu vermeiden.

Flexibel mit der Zeit umgehen

Die 25 Minuten für einen Arbeitssprint stellen keine unumstößliche Regel dar, sondern nur eine Empfehlung. Wem es am Anfang schwerfällt, sich für 25 Minuten auf eine Aufgabe zu konzentrieren, der fängt mit 20 oder 15 Minuten an. Entscheidend ist, dass ungestört gearbeitet wird. Lieber 20 Minuten hochkonzentriert arbeiten als eine Stunde mit vielen Störungen.
Wenn ihr nach 25 Minuten merkt, dass es gut läuft und die Konzentration stimmt, dürft ihr gerne überziehen. Spätestens, wenn der Fokus nachlässt, wird eine Pause gemacht.

Arbeiten in Sprints – kleiner Aufwand, große Wirkung

Natürlich reichen 25 Minuten nicht aus, um größere Herausforderungen zu meistern. Doch das macht nichts. Im Gegenteil. Mit der Pomodoro-Technik müssen komplexe Arbeiten in handliche Blöcke aufgeteilt werden, was einige Vorteile bietet. So verlieren große Aufgaben ihre manchmal einschüchternde Wirkung. In überschaubare Arbeitspakete aufgeteilt, wirken sie weniger bedrohlich und es fällt uns leichter anzufangen. Teilaufgaben können zudem besser priorisiert und abgearbeitet werden. Somit steigert die Pomodoro-Technik die Produktivität enorm.

Es gibt zahlreiche Belohnungen

Nach nur 25 Minuten gibt’s schon das erste von vielen Pausen. Die Aussicht, sich nach kurzer Zeit bereits erholen zu können, mindert die Angst vor einem langen Arbeitstag. Es fällt weitaus leichter, mit der schwierigen Aufgabe anzufangen, wenn man weiß, dass man nur für eine kurze Zeit arbeiten muss.

Ohne Pausen geht nichts

Konzentration über einen längeren Zeitraum ist ohnehin eine Utopie. Egal, ob 15 oder 45 Minuten, nach einiger Zeit braucht jeder eine Pause. Bei der Pomodoro-Technik gehören die Pausen dazu. Dies verhindert Überarbeitung und garantiert, dass man nach einigen Stunden Arbeit noch frisch ist.
Dem Begriff „Pause“ haftet etwas Negatives an. Wer viele Unterbrechungen braucht, gilt als unproduktiv und nicht belastbar. Das stimmt natürlich nicht. Erholungsphasen sind nötig, um überhaupt Leistungen bringen zu können. Man darf sie nicht ausfallen lassen.
Zugleich sind die Pausen bei der Pomodoro-Technik so kurz, dass man damit nicht den Eindruck erweckt, nichts zu tun. Es wird wahrscheinlich niemanden auffallen, dass man gerade eine Pause macht.

Keine Technik für den ganzen Tag

Kaum jemand widmet einen Arbeitstag nur einer Aufgabe. Unser Werktag besteht vielmehr aus Besprechungen, Telefonaten, größeren Aufgaben und vielen kleinen, wie e-Mails, Terminkoordinationen oder Abstimmungen mit Kollegen. So wird es kaum möglich sein, den kompletten Tag in 25-Minuten-Blöcke aufzuteilen. Das ist jedoch auch nicht nötig. Denn oftmals reicht es, komplexe Tätigkeiten, die volle Konzentration erfordern, mit der Pomodoro-Technik zu erledigen. So sind zwei bis vier Zyklen genug, um einen gewöhnlichen Arbeitstag in ein Feuerwerk an Produktivität zu verwandeln.

Hilfsmittel? Braucht es nicht 

Ein simpler Küchentimer reicht absolut aus. Mindestens genauso gut sind die bereits installierten Timer auf Handys, Smartphone, Tablets und Computern. Außerdem gibt eine Vielzahl an Timer- oder sogar Pomodoro-Apps, viele davon kostenlos. Einfach mal nach Pomodoro im iTunes App Store oder im Google Play Store suchen.
Eine Uhr ist keine gute Wahl, da man ständig aufs Ziffernblatt schauen muss und so abgelenkt wird.

So kam die Pomodoro-Technik zu ihrem Namen

Die Pomodoro-Technik wurde in den 1980er Jahren von dem Italiener Francesco Cirillo entwickelt. Der Name Pomodoro stammt von der Küchenuhr, die Cirillo benutzte. Diese sah wie eine Tomate aus.

Zusammenfassung Pomodoro-Technik

Mit der Pomodoro-Technik lässt sich die eigene Produktivität schnell und effektiv steigern. Sie ist leicht umzusetzen, benötigt kaum Vorbereitung und nur einfache Hilfsmittel. Setzt man sie regelmäßig ein, wird das fokussierte Arbeiten in 25-minütigen Sprints ohne Ablenkung schnell zur Selbstverständlichkeit.