Wer kennt das nicht: Es ist Feierabend und man hat das Gefühl, überhaupt nichts erledigt zu haben? Dabei war man pausenlos am Mailen, Managen, Meeten und Konzipieren. Sogar fürs Kaffeetrinken wahr kaum Zeit. Doch trotz aller Hektik und Betriebsamkeit ist vieles liegen geblieben. Dennoch: so schwer ist es nicht, Dinge geregelt zu kriegen. Hier zehn einfache Tipps, die ihr sofort umsetzen könnt, um eure Produktivität zu steigern.

1. Benachrichtigungen ausschalten

Computer und Smartphones sind großartig. Dank ihnen sind wir stets auf dem Laufenden, jederzeit top informiert. Jede E-Mail, jeder Facebook-Post, jede WhatsApp-Nachricht wird umgehend angezeigt – und bringt uns aus dem Arbeitsfluss. So werden wir ständig unterbrochen, verlieren den Fokus, vergeuden Zeit und müssen uns jedes Mal unseren Fokus mühsam neu erkämpfen. Daher: Benachrichtigungen ausschalten, um etwas erledigt zu bekommen. Das geht ganz leicht, denn sowohl Computer als auch Smartphones können ganz einfach stumm geschaltet werden.

2. Aufräumen

Ein Arbeitsplatz voller Papiere, Notizen und Arbeitsmaterialien sieht nach reger Betriebsamkeit aus. Meistens ist es jedoch ein Zeichen für geringe Produktivität. Wer keine Ordnung hält, verbringt viel Zeit mit Suchen.

Noch schlimmer: Unordnung lenkt ab und erinnert einem andauernd daran, was alles zu erledigen ist.

Das schadet der Konzentration ganz erheblich. Gerade, wenn das Chaos am größten ist, der Termindruck einem über den Kopf zu wachsen droht, lohnt sich Aufräumen. Denn nur so bekommt man einen Überblick und kann Aufgaben priorisieren. Ein aufgeräumter minimalistischer Arbeitsplatz kann viel zur Produktivität beisteuern.

3. Deadlines

Abgabetermine brachten schon so manchen Aufschiebe-Weltmeister zu echten Höchstleistungen. Denn feste Termine zwingen zum fokussierten Arbeiten. Sind sie knapp bemessen, muss man sich aufs Wesentliche konzentrieren. Dies nötigt uns, Aufgaben zu Priorisieren und gewährleistet, dass wir die entscheidenden Dinge voranstellen. Man wird vielleicht nicht immer 100-prozentige Lösungen abliefern. Doch meistens sind 80 Prozent vollkommen ausreichend.
Wer sich selbst Fristen setzt und diese bekannt macht,  kann seine Produktivität ganz enorm steigern. Ein bisschen Druck hat auch etwas Gutes.

4. Die 2 Minuten-Regel

Eine Regel aus David Allens „Die Dinge geregelt bekommen“ besagt, dass alles, was innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, sofort zu machen ist. So kommt es gar nicht erst zum Aufschieben und zum Anhäufen von vielen kleinteiligen Aufgaben.

5. Produktivitäts-Sprints

Der Mensch kann nur für eine begrenzte Zeit konzentriert arbeiten, dann braucht er eine Pause. Anstatt zu versuchen, möglichst lange am Stück zu malochen, ist es effektiver auf den natürlichen Rhythmus des Körpers zu hören. Wer in kurzen Sprints arbeitet und regelmäßig kleine Pausen einlegt, bekommt mehr erledigt als derjenige, der sich krampfhaft über einen längeren Zeitraum quält. Es ist erstaunlich, wie viel man in kurzen Phasen von etwa einer halben Stunde meistert, wenn man sich vertieft und alle Ablenkungen ausschaltet. Die ideale Technik, um in Sprints zu arbeiten, ist die Pomodoro-Technik.

6. Immer nur eine Sache erledigen

Multitasking ist ein Mythos. Es bedeutet vielmehr, dass man ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her springt. Echte Konzentration ist so nicht möglich. Daher solltet ihr immer nur eine Arbeit angehen und ihr eure völlige Aufmerksamkeit zu widmen.

7. Aufgaben aufteilen

Häufig steht man vor einer Aufgabe und weiß nicht, womit überhaupt anfangen. Gerade komplexe oder große Herausforderungen können sehr einschüchternd sein. Sie bestehen jedoch aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Teilaufgaben, deren Einzelteile weitaus weniger bedrohlich sind. Daher ist es ratsam, die Arbeit zunächst in ihre Teile aufzudröseln. Somit erhält man kleine, weniger Furcht einflößende Pakete, die einfacher abgearbeitet werden können und sich zudem leichter priorisieren lassen.

8. Den Tag einteilen

In der Regel besteht ein Arbeitstag aus unterschiedlichen Tätigkeiten, die uns auf verschiedene Arten fordern. Es gibt Routineaufgaben, simple oder komplexe Arbeiten sowie kreative Herausforderungen. Einfache Aufgaben, wie E-Mails checken und beantworten, erledigt ihr am besten am Stück und Routineaufgaben, wenn eure Konzentration nachlässt. Anspruchsvolles legt ihr in den Morgen, solange ihr frisch seid, und Kreatives eher in den Nachmittag.

9. Wichtiges zu erst

Viele neigen dazu, unangenehme Probleme vor sich herzuschieben. Das Unterbewusstsein erinnert jedoch stets daran, dass noch eine unerfreuliche Arbeit zu erledigen ist. Dies hemmt und belastet, so dass man nicht voll bei der Sache ist. Nehmt ihr euch hingegen Unangenehmes als erstes vor, gibt euch dies anschließend ein gutes Gefühl und ihr bekommt den Kopf frei für alle anderen Aufgaben.

10. Nein sagen

Meistens haben wir genug zu tun. Umso schlimmer ist es, wenn man sich zusätzlich von den Kollegen etwas aufdrücken lässt. Wer ständig Aufgaben übernimmt, wird früher oder später von den lieben Kollegen mit allem zugeschmissen, worauf sonst keiner Lust hat. Ab und zu ein einfaches „Nein“ vermeidet Überlastung.