Müssen 10- oder 12-Stunden-Tage voller Hektik und Stress die Normalität sein? Natürlich schimpft es sich leicht über den ausbeuterischen Chef, die viele Arbeit und unrealistische Deadlines. Häufig auch zurecht. Doch vielleicht sind wir auch selbst schuld. Weil wir einfach nicht produktiv sind. Wir sitzen zwar vor dem Computer, mit konzentrierter Arbeit hat das aber wenig zu tun, was wir dort machen.
Doch woran liegt es? Brauchen wir eine andere Umgebung, neue Gewohnheiten, bessere Prozesse, modernere Software oder bequemere Bürosessel, um produktiver zu werden?

Ohne Konzentration keine Produktivität

Möglicherweise. Doch vor allem fehlt uns Konzentration. Nur selten arbeiten wir den Großteil des Tages fokussiert. Ablenkungen und Unterbrechungen bestimmen unseren Arbeitstag und sorgen dafür, dass wir immer wieder die Konzentration verlieren. Zudem ermüdet der ständige Kampf gegen alle möglichen Störenfriede, so dass es im Laufe eines Arbeitstages immer schwerer wird, fokussiert zu arbeiten.
Zum Glück gibt es Strategien, die euch helfen Energie zu sparen, Ablenkungen zu vermeiden und die Konzentration aufrechtzuerhalten, um den ganzen Tag fokussiert zu arbeiten. Hier sind acht Tipps für mehr Fokus und Produktivität.

1. Fangt früh an

Wer erst gegen 9 Uhr mit dem Rest ins Büro schlendert, hat schon verloren. Denn jetzt wird zunächst an der Kaffeemaschine geplaudert, die Kollegen kommen mit Fragen, Bitten, Aufträgen und anschließend geht’s ins Meeting.

Die ersten Minuten auf der Arbeit gehören euch. Lasst ihr sie euch nehmen, gebt ihr direkt am Morgen die Kontrolle ab.

Besser: Seid einer der Ersten. Plant euren Tag und erledigt die erste Aufgabe des Tages. Ungestört und konzentriert, noch bevor ihr Mails checkt. Fangt ihr gleich morgens an, fokussiert zu sein, legt ihr die Richtung für den Tag fest und es fällt leichter, den restlichen Tag genauso weiterzuarbeiten.

2. Seid ausgeschlafen!

Wer müde auf die Arbeit kommt, wird nicht konzentriert und produktiv sein. Unsere kognitiven Fähigkeiten werden durch den Schlafmangel ähnlich eingeschränkt wie durch Alkoholkonsum.
Seid ihr gelegentlich müde, ist das kein Problem. Wird es zur Regelmäßigkeit, sieht es anders aus. Eure Produktivität leidet, ihr müsst länger arbeiten, trinkt Kaffee bis in den Abend und könnt noch schlechter schlafen.

3. Macht Pausen

Ein Arbeitstag ist kein Sprint, ihr müsst bis in den Abend produktiv sein. Um das zu erreichen, ist es entscheidend, wie ihr den Tag einteilt. Wenn ihr auf Pausen verzichtet, vergeudet ihr unnötig Kraft und werdet später am Tag Probleme bekommen. Diese dürfen nicht zu spät kommen. Fühlt ihr euch bereits müde, ist es zu spät.

Wenn ihr systematisch Pausen macht und in kurzen Sprints arbeitet, könnt ihr über einen langen Zeitraum konzentriert arbeiten.

Dies geht hervorragend mit der Pomodoro-Technik, einer einfach anzuwendenden Produktivitätstechnik, bei der zwischen 25-minütige Arbeitssprints und 5-minütigen Pausen abgewechselt wird. Probiert es aus! Ihr werdet überrascht sein, wie viel ihr damit geregelt bekommt.

4. Gebt Ablenkungen keine Chance

Ablenkungen gehören zu den schlimmsten Produktivitäts-Killern. Viele davon, wie Telefone, Kollegen, Lärm und E-Mails, gehören zum Büroalltag und an anderen, wie Social Media, Surfen im Internet oder Smartphones, sind wir selbst schuld. Zum Glück lassen sich beide eindämmen. Wenn ihr sie nicht vollständig ausschalten könnt, solltet ihr sie doch kontrollieren können.
Tipp: Arbeitet in kurzen Phasen, in denen ihr möglichst alle Ablenkungen ausschaltet. Dann kommen Phasen, in denen ihr sie zulasst. Jetzt könnt ihr Routineaufgaben oder andere leichte Tätigkeiten erledigen.
Eine ausführliche Übersicht, wie ihr die unterschiedlichen Ablenkungen vermeidet, findet ihr hier.

5. Vergesst Multitasking

Wer Multitasking betreibt, kann nicht konzentriert Arbeiten. Jedoch ist es gängige Praxis. Ständig jonglieren wir mit mehreren Tätigkeiten. Echtes Multitasking funktioniert nicht und zudem ist es sehr anstrengend, ständig zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln. Wer nur am Multitasken ist, ermüdet schneller.

Multitasking macht Konzentrieren unmöglich

Durch das viele Multitasken verlieren wir die Fähigkeit, uns für längere Zeit auf eine Sache zu konzentrieren. Damit schaden wir unserer Produktivität ganz erheblich.
Die gute Nachricht: Die Fähigkeit zu fokussieren, kann trainiert werden. Durch Meditation, lesen, ein Instrument oder eine Sprache lernen.

6. Essen, aber richtig

Wer kennt es nicht: Nach dem Mittagessen schlägt die Müdigkeit zu. Doch warum ist das so?

Essen ist anstrengend

Der Körper muss einiges an Energie aufbringen, um das Mittagessen zu verdauen. Diese Energie fehlt uns und wir werden müde. Einige Speisen und Nährstoffe sind leichter zu verarbeiten als andere.
Besser sind kleinere Portionen. Lieber später ein paar Nüsse essen, als sich während der Mittagspause vollzustopfen. Probiert anstelle der Pasta oder des Schnitzels mit Pommes einen Salat mit Hähnchenbrust oder eine Gemüsesuppe.

Auch Kohlenhydrate machen uns müde

Sie sind zwar ein mächtiger Energielieferant, beeinflussen jedoch den Insulinspiegel. Dieser steigt zunächst an, nur um kurze Zeit später unter das normale Niveau zu fallen. Kommt es dazu, fühlen wir uns müde.

Kohlenhydrate erst am Abend

“Frühstücken wie ein Kaiser, Mittagessen wie ein König und Abendessen wie ein Bettler.” Kennen wir alle, aber probiert doch mal das Gegenteil aus? Frühstück und Mittagessen einfach halten, möglichst leicht Verdauliches, kohlenhydratarm oder zumindest nur Kohlenhydrate mit niedrigem glykämischen Index (die den Blutzuckerspiegel langsamer und weniger ansteigen lassen).
Oder lasst das Frühstück ganz weg. Nur eine Tasse Kaffee (schwarz) und sonst nichts. Das mag zwar nichts für jeden sein. Es lohnt dennoch, es auszuprobieren. Viele sind überrascht, wie gut es geht. Anstatt der zu erwartenden Schwäche hat man Energie und kann sich konzentrieren.
Hier gilt ausprobieren. Nicht jede hochgepriesene Ernährungsform funktioniert bei jedem. Der eine kommt wunderbar ohne Frühstück durch den Tag, für den anderen ist es die blanke Hölle.

Kaffeetrinken, aber richtig

Das beliebteste Aufputschmittel in deutschen Büros. Dass Kaffee ein Wachmacher ist, ohne den sich viele ihren Arbeitstag nicht vorstellen können, steht außer Frage. Aber ein Zuviel an Kaffee birgt so einige Tücken. Zum einen gewöhnt sich der Körper daran, so dass man immer mehr braucht, bis hin zur Abhängigkeit. Schon mal einen Kaffeeentzug gemacht? Das ist kein Spaß.
Wer eine Tasse nach der anderen trinkt, wird irgendwann zappelig. An konzentriertes Arbeiten ist dann nicht zu denken. Trinken wir Kaffee zu spät am Nachmittag, schlafen wir schlecht.

Richtig Kaffeetrinken – so funktioniert’s

• Nicht zu viel. Sonst macht es nervös, irgendwann abhängig und mit der Zeit bringt er immer weniger. Nur wer den Kaffeekonsum einschränkt, profitiert von der wachmachenden Kraft des Kaffees und kann diese gezielt einsetzen.
• Wenige Tassen über den Tag verteilt. Eine morgens, eine am späten Vormittag und eine am frühen Nachmittag.
• Trinken planen. Kaffee wirkt nach etwa 30 Minuten. Wenn ihr sofort wach werden wollt, joggt ihr besser einmal ums Büro.
• In Pausen trinken. So kombiniert ihr das Erholen mit der aufweckenden Wirkung. Ist die Pause vorbei, sorgen Erholung und Kaffee gemeinsam dafür, dass ihr wieder fit seit.

7. Sich ablenken

Wenn es nicht mehr weitergeht, ist es sinnlos mit aller Kraft an einem Problem weiterzumachen. Das kostet nur unnötige Energie. Hilfe bringen Ablenkungen. So bringt oft ein Ortswechsel oder ein kurzer Spaziergang den Durchbruch.
Wenn auch das nichts hilft, ist es Zeit etwas komplett anderes zu machen. So verschwendet ihr keine Energie mit einem Problem, was ihr momentan nicht lösen könnt. Setzt eure Kraft besser für andere Aufgaben ein und bleibt produktiv. Entspannt euch, die Lösung kommt irgendwann von alleine, meistens unter der Dusche.

8. Erholt euch – aktiv

Wenn ihr es übertrieben habt und kleinere Pausen nicht mehr weiterhelfen, braucht ihr eine größere Pause. Jetzt ist aktives Erholen sinnvoll. Dies kann ein kurzer Spaziergang sein, bei dem ihr einfach nur – geht. Das Smartphone ist tabu und heftiges Grübeln über die aktuelle Aufgabe solltet ihr vermeiden. Konzentriert euch auf den Spaziergang und die Umgebung.
Wenn ihr die Möglichkeit habt, sind Meditation und kurze Power-Schläfchen eine tolle Sache. Trinkt ihr vor dem Schläfchen eine Tasse Kaffee, fallt ihr nicht in den Tiefschlaf und seit nach 30 Minuten wieder fit.

Und wie soll ich das alles umsetzen?

Klingt alles schön und gut, doch bei mir im Büro kann ich das nicht umsetzen, so denken bestimmt einige.

Moderne Büros schaden oft mehr der Produktivität, als sie zu fördern. Klingt paradox, ist aber so.

Dennoch sollte jeder in der Lage sein, den einen oder anderen Tipp umzusetzen. So liegt es an euch, wie viel und wann ihr Kaffee trinkt, ob ihr versucht ausgeschlafen auf die Arbeit zu kommen und wie ihr euch ernährt.
Etwas früher anzufangen, gibt euch Ruhe und Konzentration und ist in den meisten Unternehmen möglich. Konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung und Multitasking ist zugegebenermaßen nicht einfach. Jedoch machen bereits ein bis zwei Stunden Arbeiten nach der Pomodoro-Technik einen gewaltigen Unterschied.
Fragt eure Vorgesetzten, damit sie euch unterstützen. Schließlich liegt es in deren Interesse, dass ihr produktiv seid.
Es soll nicht das Ziel sein, krampfhaft zu versuchen, alle hier aufgeführten Tipps umzusetzen. Das bedeutet nur unnötige Anstrengungen und Stress. Fangt mit nur einem, den ihr am einfachsten umsetzen könnt, an. Nach und nach könnt ihr weitere einbauen. Oftmals hat bereits eine kleine Veränderung einen großen Effekt.

Zusammenfassung

Konzentriertes Arbeiten ist der Schlüssel zur Produktivität. Voraussetzung sind frühes Aufstehen und guter Schlaf, geschickt platzierte Unterbrechungen und regelmäßige Erholungsphasen, schlaue Essensauswahl und das Vermeiden von Ablenkungen und Multitasking.

tl;dr

Fangt früh, teilt eure Kräfte ein, macht Pausen, vermeidet Störenfriede und Energiefresser.