Ablenkung am Arbeitsplatz vermeiden

Ruhe am Arbeitsplatz – meistens ist das reine Illusion. Glücklich ist, wer ein eigenes Büro hat, nie angerufen wird und nie von den Kollegen gestört wird. Viele teilen sich ein Zimmer, sitzen im Großraumbüro und bekommen eine E-Mail nach der anderen. Wie soll man da konzentriert arbeiten?

Kollegen, Hardware, Software – alles Konzentrationskiller

Ungestört zu arbeiten, ist heute schwerer denn je. Nicht nur Kollegen, Geschäftspartner und Kunden sorgen für permanente Ablenkung. Auch die Hardware, die uns helfen soll, produktiv zu sein, sorgt meistens für das Gegenteil. Computer besitzen eine Vielzahl an Diensten, die über eingegangene E-Mails und anstehende Termine oder Aufgaben erinnern.

Während wir an einem Konzept feilen, feuern Facebook, Twitter und Co. ihre Benachrichtigungen ab. Wir meinen, diverse Newsseiten oder RSS-Feeds im Auge behalten zu müssen. Hinzu kommen Smartphones und Tablets, die uns mit viel Ausdauer über alles vermeintlich Wichtige auf dem Laufenden halten.

Wie für Ruhe sorgen?

Die Lösung: ausschalten. Gegen nervige Ablenkungen hilft nur stummschalten.
Natürlich sind Erinnerungen nötig. Schließlich dürfen wir Termine nicht vergessen. Dennoch müssen wir nicht über jede E-Mail, jede Erinnerung oder jede Termineinladung umgehend informiert werden. Um produktiv zu sein, brauchen wir Phasen ohne Ablenkung. In dieser Zeit müssen alle Störenfriede ausgeschaltet sein. Wir arbeiten jedoch nicht über Stunden ohne Unterbrechung. Mehr als 45 Minuten können sich nur die Wenigsten konzentrieren. Daher reicht es, für diese Zeit die Benachrichtigungen auszuschalten. Anschließend gibt es eine fünfminütige Pause, in der Mails überprüft werden, Anrufe getätigt oder ein Kaffee geholt. Danach wird wieder in die Konzentration abgetaucht.

Bitte-Nicht-Stören-Modus

Alles, was uns ständig auf dem Laufenden hält, stört nur, wenn wir uns auf eine Aufgabe konzentrieren. Das Problem ist nur, dass wir zu anderen Zeiten auf diese Statusmeldungen angewiesen sind. Wir können sie nicht dauerhaft ausschalten. Außerdem ist es mühsam, immer eine Vielzahl von Apps und Programmen zum Schweigen zu bringen.

Zum Glück gibt es bei vielen Geräten die Möglichkeit, sie in einen Bitte-nicht-stören-Modus zu versetzen. Mit wenigen Handgriffen werden die lästigen Benachrichtigungen aus- und auch wieder angeschaltet. Darüber hinaus gibt es Programme, die helfen, störende Einflüsse von außen auszuschalten.

Hier ein Überblick, um Ablenkungen auszuschalten

Mac OS X ab Mountain Lion:

Klickt rechts oben auf das Symbol für das Notification Center. Es öffnet sich ein Menü. Dort findet ihr ganz oben den Schalter „Nicht stören“. Aktivieren und ihr habt eure Ruhe. Ein nettes Feature gibt es noch dazu: Diese Einstellung deaktiviert sich automatischen am nächsten Tag.

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iOS

Hier gibt es die selbe Einstellung. Ihr findet sie unter Einstellungen. Ihr könnt außerdem noch, Regeln und Ausnahmen definieren.

Android

Neu ab 5.0 Lollipop ist die Möglichkeit alle Benachrichtigungen auszuschalten. Dazu tippt man eine der beiden Lautstärketasten. Es öffnet sich ein Menü mit „Keine“, „Wichtig“ und „Alle“. Drückt man „Keine“ sind alle Notifications ausgeschaltet. Unter „Wichtig“ könnt ihr festlegen, ob noch Anrufe von einigen Personen durch kommen. Auch könnt ihr weitere Regeln festgelegen.
Ältere Android-Versionen verfügen über keine Nicht-Stören-Einstellung. Es gibt jedoch zahlreiche Apps, die nichts kosten und genau diese Funktion mitbringen, zum Beispiel Bitte Nicht Stören. Damit kann man mit einer Einstellung alle Benachrichtigen lahmlegen und noch Regeln und Ausnahmen definieren.

Windows

Erst  ab Windows 8 gibt es eine Nicht-Stören-Funktion. Bei älteren Windows Versionen könnt ihr das Windows-Phone in den Flugmodus zu versetzen. Somit können keine Mails, Benachrichtigungen oder Anrufe reinkommen. Erinnerungen können jedoch noch erscheinen.

Minimalistischer Desktop = Mehr Konzentration

Nicht nur Geräusche sorgen für Ablenkung. Unordnung auf dem Schreibtisch oder dem Desktop bringt Unruhe. Ständig erinnern uns Dokumente oder Notizen an Verpflichtungen, die noch zu erledigen sind. Dies verhindert, dass wir uns auf eine Aufgabe konzentrieren.
Es ist daher sinnvoll, den Desktop möglich „nackt“ zu halten. Je weniger wir dort an Dokumenten oder Programmen ablegen, desto geringer ist die Ablenkung. Hier ein paar Tipps wie ihr den Desktop entrümpelt.

Icons auf dem Desktop ausblenden

Apple OS X Finder – Einstellungen – Allgemein – dort unter „Diese Objekte auf dem Schreibtisch anzeigen“ alle Häkchen abwählen

Windows Rechtsklick auf den Desktop – Ansicht – „Zeige Desktop Icons“ deaktivieren

Dock (Mac) und Taskleiste (Windows) auf „Automatisch ausblenden“ einstellen, dann werden sie nur angezeigt, wenn man direkt mit dem Cursor drüber geht.

So geht’s:

Apple OS X Einstellungen – Dock – Haken bei „Dock automatisch ein- und ausblenden“

Windows Start – Systemsteuerung – Darstellung und Anpassung – Taskleiste und Startmenü – Taskleistendarstellung – „Taskleiste automatisch ausblenden“ – Ok

Wem das alles zuviel ist, der kann seine Desktop-Icons in ein paar Ordner verschieben.

Als Hintergrundbild für den Desktop empfiehlt sich ein ruhiges, vielleicht nur einfarbiges Bild. Auf gar keinen Fall sollten die Hintergrundbilder variieren und auch der Sperrbildschirm sollte ein einziges Bild sein.

Lese-Tipp:  Was ist Minimalismus?

Wer jetzt meint, dass der Zugriff auf die Software somit zu lange dauert, für den gibt es Schnellstart-Apps. Damit lassen sich Programme mit frei definierbaren Tastenkombinationen aufrufen.

Schnellstart-Apps Empfehlungen

Apple OS X Quicksilver und Launcher (beide gratis)

Windows AutoHotKey und Launchy (beide gratis)

Alle Schnellstart-Apps können noch mehr als nur ein paar Programme mit Shortcuts aufrufen. Generell lässt sich mit ihnen die Bedienung des Computers vereinfachen und vieles schnell mit dem Keyboard vornehmen. Das alleine ist es wert, sich damit zu beschäftigen.

Umgehungslärm

Während wir Hardware stumm stellen können, wird dies mit Menschen schwieriger. Gegen eine störende Geräuschkulisse gibt es jedoch ein wirksames Mittel: Musik. Die Playlist muss jeder für sich selber finden. Generell gilt: Nicht zu schnell und aggressiv, aber auch nicht zu ruhig – Musik schaltet die Umwelt effektiv aus, sorgt für Stimmung und fördert die Konzentration.

Noch zwei Tipps zur Musikauswahl

Ich rate dazu bekannte Musik nehmen. Neue Musiktitel lenken nur ab. Noch besser: keine Musik, sondern monotone Hintergrundgeräusche, wie Meeres- oder Blätterrauschen, Wind- oder Gewittergeräusche, das Brummen eines Flugzeugmotors oder sogenanntes weißes Rauschen. Damit könnt ihr wunderbar die Umgebung ausschalten. Diese Geräusche beruhigen und steigern gleichzeitig die Konzentration. Ganz wunderbar geht das mit der Seite Noisli. Dazu braucht ihr jedoch eine Internet-Verbindung.

Im Büro natürlich mit Kopfhörer

In-Ears sind auf Dauer eine schlechte Wahl, denn die schmerzen mit der Zeit. Nehmt On-Ears (die Großen), die ihr ohne Probleme längere Zeit tragen könnt. Wenn ihr die Umwelt effektiv ausschalten möchtet, greift auf einen geschlossenen Kopfhörer zurück. Wenn ihr etwas von eurer Umwelt mitbekommen wollt, einen Offenen. Ein Geschlossener ist meistens besser, da ihr ansonsten immer Gefahr lauft, doch noch abgelenkt zu werden.

Telefone, Kollegen und andere Störenfriede

Telefone lassen sich zwar stumm schalten, doch das solltet ihr vorher mit eurem Chef abklären. Erklärt ihm oder ihr, was ihr wollt und warum. Telefone zeigen entgangene Anrufe an. Wenn ihr spätestens nach 45 Minuten zurückruft, stellt das in der Regel kein Problem dar.
Um ohne Unterbrechung am Arbeitsplatz arbeiten zu können, helfen Hinweise, die den Kollegen signalisieren, dass ihr ungestört sein möchtet. Bewährt sind Fähnchen, die ihr am Arbeitsplatz gut sichtbar anbringt. Wenn ihr ein eigenes Büro habt, könnt ihr ein Schild an die Tür hängen. Auf jeden Fall vorher mit dem Chef abstimmen. Im Idealfall wird eine Reglung für alle Kollegen daraus.

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Zuhause arbeiten

Wenn ihr zuhause arbeitet, könnt ihr diese Regeln genauso nutzen. Redet mit euren Partnern und Familien, damit sie Bescheid wissen. Informiert sie vorab, wie lange ihr ungestört sein wollt und wie häufig es in der Woche vorkommt. Dann können sich alle darauf einstellen.

Unordnung vor dem Auge und im Kopf

Nicht nur Geräusche halten uns von der Arbeit ab, sondern auch optische und mentale Unordnung. Ein aufgeräumter Schreibtisch und eine Desktop-Oberfläche, mit möglichst wenigen Programmen und Dokumenten, sorgen für Ruhe und Konzentration. Alles, was euch umgibt, hat das Potenzial abzulenken. Euer Arbeitsplatz sollte daher möglichst ordentlich sein, in eurem Blickfeld darf nichts sein, was an bevorstehende Aufgaben mahnt. Post-its sind eine tolle Sache. Doch wer den Bildschirm damit pflastert, wird ständig an unerledigte Verpflichtungen erinnert.

Die permanente Erinnerung, dass jede Menge Arbeit wartet, schürt nur Ängste und Unruhe („Wann soll ich das alles erledigen?“). Eine Notiz, die uns ohne Unterbrechung darauf hinweist, was wir heute abarbeiten müssen, schadet mehr als das sie hilft. Wenn wir uns auf ein Thema fokussieren, sollte uns nichts von der Aufgabe ablenken. Je konzentrierter wir einer Herausforderung nachgehen, desto eher können wir sie bewältigen und uns anschließend den Notizen widmen.

Notizen machen den Kopf frei

Die Notizen sind dennoch notwendig. Sie stellen einen entscheidenden Schlüssel zur Produktivität dar. Alles, was wir nicht notieren, schwirrt im Kopf umher, verstopft das Arbeitsgedächtnis und blockiert die Denkprozesse. Fokussiertes Arbeiten wird damit unmöglich.

Daher schreiben wir Aufgaben, die wir später angehen wollen, zunächst nur auf und legen sie an einem dafür vorgesehenen Ort ab. So kann nichts verloren gehen. Durch das Aufschreiben entlasten wir den internen Arbeitsspeicher. Da es festgehalten ist, brauchen wir es nicht mehr im Hinterkopf zu behalten. Wir können es loslassen und uns auf die Arbeit konzentrieren. Die Ablage mit den Notizen gehen wir regelmäßig durch, um die Aufgaben nach Priorität zu sortieren.

Selbstverständlich sollten die gesammelten Notizen außerhalb unseres Sichtfelds liegen.