Kennt ihr die: Kollege, die wirken, als ob sie ständig unter Strom stehen, mit mehreren Aufgaben gleichzeitig jonglieren und stets zu viel zu tun haben. Sie sind überall mit dabei und übernehmen gerne die größten Projekte.
Es sind auch diejenigen, die immer zu spät ins Meeting kommen, E-Mails und Anrufe nicht beantworten, Aufgaben nicht termingerecht – und meistens nicht einmal besonders gut – erledigen.
Wahrscheinlich kennen wir solch geschäftiges Verhalten auch von uns selbst. Der eine mehr, der andere weniger.
Doch geschäftig bedeutet nicht, dass man auch produktiv ist. Im Gegenteil: man ist unproduktiv.

Die Arbeit ist schuld

Die Arbeitswelt fördert jedoch ebendieses Verhalten. Eine Vielzahl an Ablenkungen lauert den ganzen Tag auf uns, ständige Meetings und andere Unterbrechungen machen das Arbeiten am Stück nahezu unmöglich. Neue Anforderungen und steigende Erwartungen machen es nicht leichter.

Multitasking als Lösung?

Viele versuchen, dem Herr zu werden, indem sie permanent Multitasken. Während des Telefonats wird eine Mail beantwortet, im Meeting an der Präsentation fürs nächste Meeting gearbeitet und im Gespräch mit dem Kollegen wird der Posteingang auf dem Smartphone durchgegangen.
Multitasking scheint dennoch die einzige Lösung zu sein. Ist zu viel zu tun, müssen eben Aufgaben gleichzeitig gemacht werden. Der Tag hat schließlich nur 24 Stunden. Doch diese Annahme ist grundlegend falsch.

Das Ergebnis: vieles gemacht, aber nichts davon richtig

Vieles sogar so schlecht, dass man noch mal ran muss. Häufig kann man sich nicht einmal an das letzte Meeting oder Telefonat erinnern, weil man parallel etwas anders gemacht. Zum Glück geht es den Kollegen genauso, die sind nämlich auch alle am Multitasken.

Multitasking schadet der Produktivität

Multitasking ist keine Lösung für ein Zuviel an Arbeiten. Es führt vielmehr dazu, dass Aufgaben nicht oder nur schlecht erledigt werden. Durch Multitasking entstehen mehr Aufwände und nicht weniger. Die einzig sinnvolle Antwort auf viel Arbeit ist eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Auf den ersten Blick geht es zwar langsamer, aber nur so wird der Berg nachhaltig abgearbeitet. Beim Multitasking wird er nie kleiner.

Was passiert wenn wir multitasken?

Echtes Multitasking, bei dem wir zwei Aufgaben parallel erledigen, gibt es ohnehin nicht. Wenn wir Multitasken, springt das Gehirn ständig zwischen den Aufgaben hin und her. Dies ist anstrengend und echtes Fokussieren ist so nicht möglich. Unser Gehirn ist nicht in der Lage, zwei Aufgaben die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken. 

Zwei Dinge gleichzeitig gut erledigen? Unmöglich

Daher werden wir nie in der Lage sein, zwei Aufgaben wirklich gut parallel zu machen. Natürlich sind wir in der Lage, Auto zu fahren und uns dabei zu unterhalten. Doch wie sieht es aus, wenn wir bei beiden Tätigkeiten unser absolut Bestes geben müssen? Wenn wir während einer Verfolgungsjagd im mörderischen Tempo gleichzeitig eine Diskussion mit den hellsten Köpfen unseres Fachs führen müssen, von der unsere berufliche Zukunft abhängt. Um überhaupt eines von beiden anständig zu machen, müssen wir uns ausschließlich darauf konzentrieren. Genauso sieht es mit unseren Aktivitäten auf der Arbeit aus. Um etwas erfolgreich zu Ende zu bringen, dürfen wir nur einer Aufgabe unsere ganze Aufmerksamkeit widmen.

Produktivitäts-Killer Ablenkungen

Geschäftige Personen übertreiben es nicht nur mit Multitasken, sondern sind auch ständig abgelenkt. Computer, Smartphones, Telefone und Kollegen: Alles hat großes Potenzial, die Konzentration zu stören. Und Ablenkungen sind auch eine Form des Multitasking. Denn während wir bei einer Tätigkeit sind, widmen wir uns plötzlich etwas anderem. Da geschäftige Personen ohnehin ständig mehrere Aufgaben gleichzeitig machen, lassen sie sich auch leicht ablenken.

Fokus weg, Produktivität weg

Dies hat fatale Auswirkungen für die Produktivität. Denn nach jeder Unterbrechung müssen wir mühsam unseren Fokus neu aufbauen. Wir können nicht einfach an der Stelle weitermachen, an der wir aufgehört haben, sondern brauchen einige Zeit, bis wir erneut konzentriert weiterarbeiten.

Ablenkungen führen zu mehr Ablenkungen

Schlimmer noch: Meistens gehen wir nicht direkt zurück an die Arbeit. Die Unterbrechung verführt uns dazu, im Web zu surfen, Mails zu checken oder bei Facebook reinzuschauen. Eine Studie von Microsoft hat ergeben, dass Mitarbeiter durchschnittlich 15 Minuten brauchen, bis sie nach einer Unterbrechung an ihre Aufgabe zurückkehren. Diese 15 Minuten sind nicht ausschließlich mit der Unterbrechung verbracht worden. Diese hat vielmehr dazu geführt, dass man sich anschließend noch durch andere Aktivitäten abgelenkt hat.
Ablenkungen reißen uns nicht nur aus der Arbeit und schaden der Konzentration, sondern führen auch zu noch mehr Ablenkungen. Kein Wunder, dass es 25 Prozent länger dauert, eine Arbeit zu erledigen, wenn man dabei unterbrochen wird. Zu diesem Ergebnis kam eine Studie der Universität von Michigan.

Wir multitasken, um Fleiß vorzutäuschen

Wenn Multitasking und Unterbrechungen so schlecht für uns, warum machen wir es? Weil Geschäftigkeit als ein Zeichen von Erfolg gilt. Sie steht für harte Arbeit und kaum einer will den Eindruck erwecken, dass er nichts macht. Wer etwas gestresst wirkt, dem wird nicht vorgeworfen, faul zu sein. Niemand will beim Müßiggang erwischt werden. Dies führt dazu, dass Menschen versuchen, geschäftig zu wirken. Ganz egal, ob diese Geschäftigkeit sinnvoll oder produktiv ist.

Zusammenfassung

Wer ständig unterbrochen wird und mehrere Aufgaben parallel macht, verursacht sich selbst Stress. Man wirkt geschäftig, ist aber nicht produktiv und bekommt seine Aufgaben nur schlecht geregelt. Um Leistungen zu bringen und produktiv zu arbeiten, ist es nötig, langsamer zu treten und sich nur auf eines zu konzentrieren.

tl;dr

Wir werden unproduktiv, wenn wir so tun, als ob wir produktiv sind. Geschäftigkeit ist nicht gleich Produktivität, sondern das Gegenteil.