6 Hacks, um besser in den Arbeitstag zu starten

Die ersten Minuten am Arbeitsplatz entscheiden häufig, ob wir heute erfolgreich und produktiv sein werden. Oder, ob es wieder ein Arbeitstag wird, der nur aus Hektik, Chaos und Stress besteht. Gelingt es uns, einen gelungenen Start hinzulegen, profitieren wir den restlichen Tag davon. Diese fünf Hacks helfen, besser in den Arbeitstag zu starten.

1. Der frühe Vogel fängt den Wurm

Morgens, in aller Frühe, wenn das Büro ruhig ist und das Telefon stumm bleibt, ist die perfekte Zeit, etwas erledigt zu bekommen. Es gibt keine Ablenkungen und man ist noch ganz frisch. Produktive Zeitgenossen sind daher oft die Ersten am Arbeitsplatz. Trudelt der große Rest ein, haben sie bereits ihren Tag geplant und erste Aufgaben bewältigt.

Früh aufstehen lohnt sich

Auch wenn es für manchen grausam klingt, noch früher ins Büro zu gehen, es lohnt sich. Schon 15 Minuten reichen, um sich zu organisieren. Sobald die allgemeine Hektik über einen hereinbricht, fehlt jede Ruhe, um planen zu können. Dann heißt es nur noch reagieren und von Meeting zu Meeting zu hetzen.

2. Schreibtisch aufräumen

Ein unaufgeräumter Schreibtisch ist einer der größten Produktivitäts-Killer überhaupt. Nicht nur, weil wir ständig im Chaos etwas suchen müssen, was uns Zeit und Nerven kostet. Schlimmer noch: Unordnung und Chaos machen jede Planung, jeden Versuch einen Überblick zu erhalten, zu einem Kraftakt. Überall auf dem Schreibtisch verteilte Notizen und Dokumente machen es unmöglich, Aufgaben zu priorisieren oder die weiteren Schritte zu planen. Wie will man entscheiden, was als nächstes zu erledigen ist, wenn die Informationen irgendwo zwischen Kaffeetassen, Notizbüchern, Ausdrucken und Schriftstücken stecken?

Macht man es sich zur Angewohnheit, jeden Morgen den Schreibtisch aufzuräumen, können sich überhaupt keine Berge anhäufen. Dann ist in wenigen Minuten und mit ein paar Handgriffen Ordnung hergestellt.

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Noch besser: Schreibtisch abends aufräumen

Als letzte Handlung vor Feierabend wird der Arbeitsplatz aufgeräumt. Somit begrüßt uns am Morgen nicht das nackte Chaos, sondern ein Ort der Ruhe. Das macht den Start in den Arbeitstag gleich viel leichter.

Am allerbesten: Erst keine Unordnung aufkommen lassen

Geht ganz einfach: Dokumente und Unterlagen gleich nach Gebrauch an ihren Platz zurücklegen, zum Beispiel in einem Ordner. Notizen, aus denen Aufgaben entstehen, kommen in eine Inbox, die einmal am Tag geleert wird.

3. Mit einer To Do-Liste Aufgaben priorisieren

Meistens wissen wir in etwa, welche Aufgaben anstehen, was davon Priorität hat und was noch warten kann. Doch im Laufe des Tages kommt es regelmäßig vor, dass andere Dinge Vorrang bekommen, obwohl sie weniger wichtig sind. Das bedeutet, dass wir die Kontrolle über unsere Aufgaben, für die wir verantwortlich sind, abgeben. Solange es gelegentlich vorkommt, ist es keine Katastrophe. Oftmals ist es unausweichlich. Wird es Normalität, haben wir ein echtes Problem. Im schlimmsten Fall machen wir zwar viel, aber nie das, was wichtig ist.

Erste Handlung am Arbeitsplatz: To Do-Liste erstellen

Hilfe bietet eine einfache To Do-Liste, die wir morgens erstellen. Idealerweise sobald wir am Arbeitsplatz angekommen sind, noch bevor die meisten Kollegen eintreffen. So können wir in Ruhe und in aller Frische planen. Wir entscheiden selbst, welche Aufgaben wir priorisieren.

To Do-Liste als morgendliches Ritual

Das morgendliche Erstellen einer To Do-Liste wird so zu einem Ritual, von dem wir den ganzen Tag profitieren. Indem wir uns bewusst machen, was heute wichtig ist, fällt es uns leichter, tagsüber standhaft zu bleiben und die Liste abzuarbeiten.

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Am besten diese Liste mit der Hand erstellen. Es geht schneller und handschriftliches Schreiben ist besser als das Tippen am Computer geeignet, sich Dinge zu merken.

4. E-Mails nicht sofort checken

Je später ihr eure Mails checkt, desto besser. Habt ihr erst den Posteingang aufgerufen, ist es meistens vorbei mit der Fokussierung auf die wichtigen Aufgaben. In den E-Mails lauern jede Menge Störenfriede, die euch ärgern, belustigen oder stressen. Egal, wie gut oder schlecht der Inhalt der Mails ist, ihr werdet eine Weile mit Lesen und Antworten beschäftigt sein. Zudem stecken in den Mails häufig Aufgaben, die vorgezogen werden. Man möchte ja ein guter Kollege sein. Vielleicht sind sie aus der Sicht des Kollegen wichtig, jedoch nicht aus eurer und trotzdem erledigt ihr es sofort.

Wer seine Mails als Erstes am Morgen checkt, gibt die Kontrolle über seinen Arbeitstag ab.

Eure eigenen Priorisierungen geraten so schnell in den Hintergrund und nach Feierabend müsst ihr feststellen, dass heute wieder so ein Tag war: alles Mögliche gemacht, nur nicht das, was wichtig ist.
[highlighted_text]Wer früher als die meisten Kollegen auf die Arbeit kommt, in Ruhe seinen Tag plant und erste Aufgaben erledigt, kann anschließend entspannt seine Mails checken.[/highlighted_text]

Nicht jeder kann es sich erlauben, seinen Posteingang erst später zu öffnen. Mitarbeiter aus dem Service, dem Empfang oder Assistenten müssen diesen ständig im Blick haben. Bei vielen ist es jedoch egal, ob Mails um 11.00 anstatt um 9:00 Uhr gelesen werden. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, verschickt automatisierte Mails, in denen darauf hingewiesen wird, dass E-Mails nicht vor 11:00 Uhr gelesen werden und fügt seine Telefonnummer für dringende Fälle hinzu.

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5. Unangenehme Aufgaben als Erstes angehen

Was weg ist, ist weg. Das gilt insbesondere für unerfreuliche Aufgaben. Häufig drücken wir uns vor den Dingen, die uns Bauschmerzen bereiten. Wir schieben sie so lange vor uns her, bis es fast zu spät ist. Doch nur weil wir etwas vor uns herschieben, ist es nicht weg. Es ist immer da und aus dem Unterbewusstsein erhalten wir ständig Hinweise, das etwas Unangenehmes auf uns wartet. Dies ist belastend und stört die Konzentration. Daher: Weg damit. Wer Unliebsames sofort angeht, ist es schnellstmöglich los, verschafft sich selbst ein gutes Gefühl und hat Ruhe.

6. Den Kollegen aus dem Weg gehen

Genauso, wie wir die ersten Minuten auf der Arbeit nutzen sollten, um uns zu organisieren, wollen das auch die Kollegen. Nur, weil man bereits etwas länger im Büro ist und einiges erledigt hat, heißt es noch nicht, dass man die Arbeitskollegen gleich nach ihrem Eintreffen überfallen darf. Auch sie benötigen Zeit für sich. Gebt sie ihnen, dann sind sie eher in der Lage, euch ihre völlige Aufmerksamkeit zu schenken.

Plaudern besser am Nachmittag

Ähnliches gilt, für die morgendliche Plauderei am Kaffeeautomaten. So schön es ist, ruckzuck ist eine halbe Stunde weg und anschließend versucht man verzweifelt, diese reinzuholen. Wenn schon Plaudern, dann besser am Nachmittag. Man ist nicht mehr so frisch und ein Plausch kann sogar helfen, die Batterien aufzutanken.