Die Dinge ganz einfach geregelt kriegen

Die Dinge geregelt kriegen (im Original Getting Things Done oder nur GTD) hilft, den Alltag in den Griff zu bekommen sowie Projekte zu managen. Es besteht aus zwei Grundsätzen: Sammeln und Entscheiden, was mit dem Gesammelten passieren soll. Um GTD effektiv zu nutzen, muss man daraus eine Routine entwickeln.

Insbesondere das Organisieren der nächsten Schritte ist recht umständlich und aufwändig. Damit jedoch aus Systemen eine dauerhafte Routine wird, sollten sie möglichst einfach sein. Das sehr gute – jedoch etwas komplizierte – GTD lässt sich soweit reduzieren, dass es ganz simpel wird.

GTD einfach – so geht’s

Sammeln

Alles, aber auch wirklich alles, was an Aufgaben anfällt, wird gesammelt. Dafür benötigt man eine Eingangsbox. Diese kann sowohl digital (Software), eine echte physische Box (ein alter Schuhkarton) oder ein Notizbuch sein. Entscheidend ist, dass sämtliche anfallende Aufgaben dort hineinwandern. Da wir meistens ein Smartphone stets zur Hand haben, empfiehlt sich eine digitale Ablage. Mit einer Software, wie z.B. Nozbe, können die Aufgaben über verschiedene Geräte hinweg synchronisiert werden

 Nur wer alles sammelt, kann nichts vergessen. Gleichzeitig wird Arbeitsspeicher im Gehirn freigemacht, um sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren.

Inbox leeren – Entscheidungen treffen

Haben wir einmal angefangen, unsere Aufgaben zu sammeln, geht nichts mehr verloren. Als nächstes müssen die Dinge auch erledigt. Dazu empfiehlt sich eine morgendliche Routine. Zum Beispiel als Erstes, wenn wir am Schreibtisch sitzen, noch bevor E-Mails gecheckt werden. Zunächst wird die Inbox geleert, indem wir entscheiden, was damit geschieht. Soll es noch am selben Tag geschehen, kommt es in die entsprechende Ablage (ein anderer Schuhkarton oder es wird mittels Software entsprechend priorisiert). Für die kommende Woche gibt es ebenfalls eine Ablage und alles, was später ist, wird wiederum abgelegt. Entscheidend ist, dass die Inbox regelmäßig geleert wird.

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Abarbeiten

Nachdem die Aufgaben geplant sind, werden diese abgearbeitet. Eines nach dem anderen und entsprechend der Planung.

Erfolgsfaktor Routine

Dieses System beinhaltet die zwei Grundlagen von GTD, nämlich das Sammeln und das Planen. Produktiv werden wir damit erst, wenn es zu Gewohnheit wird. Die Wahrscheinlichkeit, dass dies eintrifft, ist jedoch groß, da der Aufwand gering ist und es sich leicht in den Alltag integrieren lässt.

Morgendliche Routine

Eine morgendliche Routine zum Leeren der Inbox und Planen des Tages hat sich bei mir sehr bewährt. Mit Hilfe von Software lässt sich so innerhalb von fünf Minuten der Tag planen. Dabei schaue ich nur die Ablage für die laufende Woche, ob etwas ansteht, was heute erledigt werden muss.

Wöchentliche Routine

Einmal in der Woche, am Freitag, gehe ich die Ablage mit der längerfristigen Planung durch und entscheide, was in der nächsten Woche gemacht werden muss. Dies kommt in die Ablage für die kommende Woche. Sollte im Laufe der Woche etwas Dringendes hinzukommen, wird es in der morgendlichen Routine ergänzt. Dadurch diese wöchentliche Planung ist es möglich, die tägliche Routine kurz zu halten.

Sicherheit dank Routine

Indem wir alles, was anfällt, sammeln und täglich unsere Aufgaben durchgehen und planen, entwickeln wir mit der Zeit eine Routine, die uns Sicherheit gibt. Wir wissen, dass wir alles im Griff haben, dass wir nichts vergessen können, da alle Dinge sicher an einem Ort verwahrt sind und diese regelmäßig angeschaut werden. Dieses Wissen beruhigt das Unterbewusstsein. Es muss uns nicht mehr ständig an anstehende Verpflichtungen erinnern. Das gewährleistet zudem, dass wir uns auf die aktuellen Aufgaben konzentrieren können, ohne dass das Unterbewusstsein dazwischen funkt. Der Arbeitsspeicher im Gehirn wird somit entlastet und kann zu 100 Prozent für gegenwärtigen Herausforderungen eingesetzt werden.

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Getting Things Done ist eine mächtige Selbstmanagement-Methode. Viel wichtiger als die perfekte Umsetzung ist, dass sie regelmäßig eingesetzt wird. So entsteht eine Routine. Dabei gilt, je einfacher es sich in den Alltag integrieren lässt, desto besser. Mit dem hier vorgestellten vereinfachten GTD-Ansatz sollte dies gelingen. Der Einsatz von Software wie Nozbe kann dabei ungemein hilfreich sein.

Ursprüngliches GTD für Projekte und langfristige Planungen

David Allens GTD ist nicht ohne Grund so erfolgreich. Insbesondere bei der Planung von größeren Projekten und Aufgaben über einen längeren Zeitraum spielt es seine Stärken aus. Einen Blick auf das Orginal lohnt sich auf jeden Fall.