Kurz ist besser: E-Mails – 5 Sätze reichen

Produktivitäts-Killer E-Mail

E-Mails sind die Pest. Ständig kommen neue rein, während im Posteingang schon 200 auf ihre Bearbeitung warten. Entsprechend sind dann die Antworten, die man erhält: Fragen werden nicht beantwortet, Aussagen mißverstanden, man wird mit Weiterleitungen und Anhängen überschüttet. Und dabei kann man froh sein, wenn überhaupt geantwortet wird.

Und die Konsequenz? Es werden noch mehr Mails geschrieben, die immer ausführlicher werden, noch mehr Zeit kosten und weiterhin nicht gelesen werden. Eigentlich sollen sie die Kommunikation vereinfachen und die Produktivität steigern, doch in Wahrheit richten sie oftmals mehr Schaden als Nutzen an.

Liest die überhaupt einer? Die Wahrheit über E-Mails

Rund um den Globus schreiben täglich Tausende von Angestellten Millionen von Mails. Häufig läuft es wie folgt ab:

Mit größter Mühe versucht der Absender, sein Anliegen ausführlich und doch verständlich darzustellen. Jeder Aspekt wird gründlich beschrieben und sorgfältig formatiert. Er achtet auf eine fehlerfreie Grammatik. Die Sätze sind kurz. Der Inhalt ist klar artikuliert. Ein Kollege hat drüber geschaut, damit es keine Missverständnisse gibt. Die Mail wird verschickt.

Doch die Antwort ist ein Schock: Von fünf Punkten wurde nicht ein einziger zufriedenstellend beantwortet. Auf zwei wurde überhaupt nicht geantwortet, zwei nur oberflächlich gestreichelt. Einer ist komplett falsch verstanden worden. Die gesamte Arbeit, das gewissenhafte Formulieren, alles umsonst. Also noch einmal. Jetzt wird die Mail noch besser: klarer, eindeutiger und noch mehr Hervorhebungen. Das Wichtigste wird fett markiert und jede Überschrift bekommt 15 Ausrufezeichen. Jetzt sollte alles klar sein. Doch die Antwort ist niederschmetternd. Von den fünf Fragen wurden sogar nur zwei beantwortet. Beide natürlich fehlerhaft. Zudem erscheint der Tonfall etwas gereizt. Gerade so, als ob das Lesen der E-Mail eine Zumutung sei.

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E-Mails werden überflogen – bestenfalls

Die meisten Kollegen und Geschäftspartner sind in ständiger Zeitnot. Daher überfliegen sie E-Mails, anstatt sie in Ruhe zu lesen. Längere Mails haben keine Chance, dass sich jemand angemessen mit ihnen beschäftigt. Das mag unhöflich, sogar unprofessionell, sein, ist aber die Realität und irgendwie auch verständlich. Türmen sich im Posteingang des Empfängers die Mails, kann man froh sein, wenn man überhaupt eine Erwiderung bekommt.

 Lange, umständliche Mails sind eine Zumutung und unnötige Arbeit.

Doch was tun, um eine Antwort zu erhalten? Wir bringt man den Empfänger dazu, überhaupt eine Mail zu lesen? Eigentlich ganz einfach: Fünf Sätze pro Mail sind genug! Wenn man sich an ein paar einfache Regeln hält.

Nur fünf Sätze? Und das reicht?

Genau. Das geht hervorragend. Wir zwingen uns dadurch, uns kurz zu fassen. Wir müssen uns auf das Wesentliche konzentrieren. Dadurch erleichtern wir dem Empfänger das Leben, indem wir ihm eine Mail schicken, die er auch im größten Stress lesen kann. Die Wahrscheinlichkeit, dass wir eine anständige Antwort erhalten, steigt deutlich an.

Wie soll ich drei Themen in fünf Sätze packen?

Gar nicht. Besser ist es drei E-Mails zu schreiben. Nur eine Mail pro Thema. Natürlich nacheinander. So arbeitet man mit dem Empfänger einen Punkt nach dem anderen ab. Man schickt eine kurze Mail zum ersten Thema, wartet auf die Antwort. Ist es erledigt, kommt eine Mail zur nächsten Fragestellung und so weiter.

E-Mails wie SMS oder WhatsApp-Nachrichten schreiben

Der Erfolg der Messenger-Dienste liegt in ihrer Einfachheit. Sie machen schriftliche Kommunikation schnell und unkompliziert. Daher ist es empfehlenswert, sich beim Schreiben von E-Mails an ihnen zu orientieren und das heißt vor allem: kurz, einfach und nur ein Thema pro Nachricht.

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Natürlich sollt ihr weiterhin in euren Mails auf Grammatik sowie Rechtschreibung achten und die Emojis weglassen.

Und wenn fünf Sätze nicht ausreichen?

Dafür gibt es Telefone. Häufig sind bestimmte Sachverhalte zu kompliziert oder auch zu sensibel, um sie in eine kurze – oder auch lange – Mail zu packen. Dann ist das Telefon oder ein Meeting der bessere Weg. Oftmals lassen sich in einem kurzen Gespräch Dinge schnell und einfach klären, die uns in Mails vor echte Herausforderungen stellen. Im direkten Austausch haben wir ganz andere Möglichkeiten, Probleme zu lösen, Verständnisschwierigkeiten aus dem Weg zu schaffen oder Irritationen zu beseitigen. Daher sollten wir diese auch nutzen. Eine E-Mail macht es oftmals nur schlimmer.

Nur fünf Sätze – Wo bleibt da die Höflichkeit?

Die gibt es natürlich weiterhin. Denn die fünf Sätze schließen Begrüßung und Verabschiedung nicht mit ein. Ihr dürft also weiterhin „Hallo“ und „Viele Grüße“ schreiben. Und habt fünf ganze Sätze für euer Anliegen. Das reicht.

Zudem ist es nicht gerade höflich, eine viele zu lange Mail mit „MfG“ abzuschließen.

Fünf Sätze sind genug – informiert den Empfänger

Viele sind lange Mails gewohnt. Fünf Sätze können daher seltsam, sogar unhöflich, wirken. Deswegen solltet ihr in der Signatur kurz darauf hinweisen, warum ihr euch so ungewöhnlich kurz fasst. Zum Beispiel mit folgenden Text:

Dies Mail enthält maximal fünf Sätze. Um uns allen Zeit und Aufwand zu sparen.

Kommuniziert ihr hauptsächlich auf English, könnt ihr auch in eurer Signatur auf folgende Seite verlinken.

five.sentenc.es

Oder auf diesen Artikel.

Oder ihr lasst einfach die kurze Mail für sich sprechen.

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Vielleicht sind fünf Sätze noch zu viel?

Wer erste Erfahrungen mit seinen fünf-Sätze-Mails gemacht hat, wird wahrscheinlich feststellen, dass es gut funktioniert. Vielleicht sind fünf Sätze sogar zu viel. Dann solltet ihr über die vier, drei oder sogar zwei Sätze-Regel nachdenken. Die entsprechenden Erklär-Seiten gibt’s bereits dazu.

two.sentenc.es

three.sentenc.es

four.sentenc.es

Das Englische stört euch. Dann verweist in der Signatur auf diesen Artikel oder passt obigen Text einfach etwas an.

Zusammenfassung

Lange E-Mails werden nicht gelesen oder nur überflogen. Dies sorgt schnell für Probleme und somit für Mehraufwand. Da Zeit ein knappes Gut ist, sollten wir versuchen, unsere Mails so kurz und einfach wie möglich zu halten. Fünf Sätze sind für ein Thema ausreichend. Muss es doch mal mehr sein, ist ein Gespräch die bessere Wahl.

tl;dr

Fasst euch kurz. Fünf Sätze und ein Thema pro Mail sind genug.