Arbeitswelt

E-Mail-Programm ist nicht zum Chatten da

Ein großer Vorteil und gleichzeitig Nachteil der E-Mail ist ihre Geschwindigkeit. Kaum abgeschickt, ist sie schon beim Empfänger. Wenn derjenige direkt antwortet, hat man den schönsten Mail-Ping-Pong. Es geht hin und her, wie in einer Unterhaltung oder einem Chat. Ansonsten geschieht jedoch nicht mehr viel und die Produktivität geht auf null.

Digitaler Talk – Chatten am Arbeitsplatz

Ein Chat ist eine Unterhaltung mittels einer Software, ein unmittelbarer Austausch zwischen mindestens zwei Personen. Es gelten ähnliche Regeln wie in einem Gespräch. Grammatik und perfekte Formulierungen sind weniger wichtig; kurze, einfache Sätze eher die Regel. Antworten kommen schnell, Begrüßung und Verabschiedung gibt es nur zu Beginn und Ende der Unterhaltung

Chatten – kann durchaus sinnvoll sein

Ein Chat kann sehr sinnvoll sein, wenn richtig eingesetzt: als Gespräch, zum direkten Austausch. Er ersetzt ein Telefonat oder eine Unterhaltung. Voraussetzung ist, dass es sich um ein konkretes Thema handelt, dass rasch abgehandelt wird. Es darf nicht in eine Plauderei ausarten, zumindest nicht am Arbeitsplatz. Manchmal ist es produktiver als ein Telefonat oder ein reales Gespräch, denn ein Chat zwingt zur Kürze. Entscheidend ist, dass der Chat nicht nebenbei erledigt wird. Es gibt nichts Schlimmeres als Chat-Nachrichten, die in fünf-Minuten-Abständen reinkommen und uns jedes Mal die Konzentration rauben. Besser: Kurz chatten, Chat schließen, nächste Aufgabe.

Wenn das Mailen zum Chatten wird

Egal, ob Computer oder Smartphone: Es gibt kaum größere Störfaktoren, als die ständigen Hinweise über neue E-Mails. Daher sollten diese nervigen Hinweise ausgeschaltet werden. Außerdem reicht es, Mails einmal am Tag zu beantworten. Auch das Checken von E-Mails sollte auf einige, wenige Male reduziert werden. Einmal bis zweimal am Tag reicht.
Doch es passiert häufig, dass ein normaler Mail-Verkehr zu einem Chat wird. Meistens fängt es mit einer unschuldigen E-Mail an, die blitzartig beantwortet wird. Und man selbst antwortet auch sofort. Und schon ist es da: Ping-Pong. Die Mails werden immer kürzer und beide Seiten erwarten, dass umgehend geantwortet wird. Wir sind am Chatten.

Häufiges Abrufen von E-Mails und ständige Benachrichtigungen über neue Mails gehören zu den größten Produktivitäts-Killern. Hier hilft nur abschalten. E-Mails müssen nicht sofort beantwortet werden.

Dies ist weder die Aufgabe einer Mail, noch produktiv. Denn beim Mailen gehen wir davon aus, dass es etwas dauert, bis wir Antwort erhalten. Wir vertiefen uns zunächst wieder in unsere Arbeit. Lassen wir es jedoch zu, dass ein E-Mail-Chat entsteht, ist an Arbeit nicht mehr zu denken. Selbst, wenn es einige Minuten dauert, bis die nächste Mail kommt, reicht es nicht, um konzentriert weiterzuarbeiten.
In einem Chat- oder Messenger-Programm, wie Skype oder WhatsApp, ist diese Unterhaltung besser aufgehoben. Denn dort wird bewusst gechattet, sich kurz gefasst. Die Erwartungen sind wie bei einem Gespräch: kurz Plaudern und dann ist Schluss. [highlighted_text]Noch besser: Hörer in die Hand nehmen und anrufen. Meistens lässt sich in einem kurzen Gespräch klären, wofür wir sonst mehrere Mails brauchen.[/highlighted_text]

Lese-Tipp  Pomodoro-Technik - 25 Minuten Top-Produktivität

Wie Mail-Chats vermeiden

  • Mails nicht sofort beantworten (Notfälle ausgenommen, dann ist ohnehin das Telefon die bessere Wahl). Mail-Chats können nur dann entstehen, wenn jemand zeitnah antwortet
  • Mails nur einmal am Tag checken
  • E-Mails kurz halten, brauchen wir mehr als fünf Sätze ist der Telefonhörer die bessere Wahl
  • Benachrichtigungen über neue Mails ausschalten
  • Wenn es bereits passiert ist: Abbrechen und die Unterhaltung später fortführen. Ein kurzes „Ich meld‘ mich später, muss in ein Meeting“ reicht vollkommen. Alternative: Hörer in die Hand nehmen