Arbeitswelt Produktivität

Meetings, die die Welt nicht braucht

Es gibt eine Vielzahl an Meetings. Manchmal ist es sogar richtig, sich zusammen zu setzen. Meistens leider nicht. Wird man zu einer Besprechung eingeladen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es mal wieder ein vollkommen überflüssiger Termin ist.
Oft fehlt das Bewusstsein für die Konsequenzen aus zu vielen Meetings. Denn in Besprechungen wird nicht gearbeitet, sondern lediglich über die Arbeit geredet. Jeder unnötige Termin kostet daher wertvolle Arbeitszeit, die später nachgeholt werden muss.
Hier ein Überblick der Meetings, die ihr wie der Teufel das Weihwasser meiden solltet.

„Lass uns mal kurz zusammen setzen“-Meetings

Wird man mit diesem Satz eingeladen, sollte man sofort die Flucht ergreifen. Es heißt soviel, wie: „Ich hab‘ keine Idee, was ich mit dem Thema anfangen soll und keine Lust, mich damit zu beschäftigen.“ Solches Meetings sind meistens reine Zeitverschwendung und vor allem eine Unverschämtheit. Denn hier versucht jemand, seine Aufgaben bei jemand anderem abzuladen.
Meistens hat es derjenige gar nicht versucht und hofft in einem Meeting einen Dummen zu finden, der seinen Job übernimmt. Er wird nicht mal in der Lage sein, die Kollegen angemessen in das Thema einzuführen und verschwendet nur die Zeit von allen anderen.

So geht’s richtig

Erst selbst einarbeiten und versuchen Lösungen zu finden, dann nach Hilfe fragen.

Meetings ohne Vorbereitung

Wird man zu einem Meeting eingeladen und es wird klar, dass der Einladende nichts vorbereitet hat, ist es absolut gerechtfertig abzusagen. Das einzige, was bei solchen Terminen rauskommt, sind Folgetermine.
Doch woran erkennt man, dass jegliche Vorbereitung fehlt? Es gibt keine Agenda oder die Einladung ist sehr unkonkret. Spätestens, wenn man auf eine Nachfrage keine klare Antwort bekommt, sollte klar sein: Dieses Meeting wird reine Zeitverschwendung.

So geht’s richtig

Bereitet euch vor. Macht euch mit Thema, Fragestellungen und den Problemen vertraut und versucht erste Lösungen zu finden. Die müssen nicht richtig oder perfekt sein, aber sie sind Teil der Vorbereitung. Erst dann ist ein Meeting sinnvoll.

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Meetings, die von einer Person dominiert werden

Meetings, die ganz unter dem Eindruck einer Person stehen, bringen nichts. Wenn sich nur alle Gedanken machen, wie sie dieser Person gefallen und ihr nach dem Mund reden, ist es Zeitverschwendung. Dann ist es effektiver, wenn das Alpha-Männchen (oder Weibchen) mit sich alleine meetet und anschließend den Rest über seine Entscheidungen informiert.
Natürlich kann man dem Chef schlecht sagen, dass man an seinen Meetings nicht mehr teilnimmt, weil dessen selbstherrliches Geschwätz nervt. Diesen zu informieren, dass er das Grundübel für schlechte Meetings ist, wird kaum von Erfolg gekrönt sein. Da hilft nur Augen zu und durch.
Anders sieht es aus, wenn Kollegen Meetings mit selbstverliebten, aber unproduktiven, Beiträgen dominieren. Die darf und muss man in die Schranken weisen. Lässt man sie ungezügelt schwadronieren, schadet das dem Meeting. Hier ist der Moderator gefragt. Er hat die Macht den Gesprächsfluss zu steuern und Wortbeiträge zu unterbinden. Selbstverständlich muss man sich keine Unverschämtheiten gefallen lassen. Wird man ständig unterbrochen oder kommt gar nicht zu Wort, dann sollte man sich wehren. Viele Dampfplauderer sind sich ihres Verhaltens gar nicht bewusst.

„Lass uns mal brainstormen“ – Meetings

Einfach mal brainstormen, klingt nett, bringt aber meistens nichts. Es gibt Techniken, die den Kreativprozess ankurbeln. Doch meistens sitzen ein paar Leute um einen Tisch herum und versuchen krampfhaft Ideen zu entwickeln. Dabei fallen dann Sätze „Let’s think outside the box“ oder „Es gibt keine schlechten Ideen“. Das Einzige, was dabei rauskommt, sind Kopien von bereits bekannten Ideen, die vor zehn Jahren mal gut waren. Mit Kreativität hat dies nichts zu tun.
Noch unproduktiver wird es, wenn eine dominante Person alle anderen einschüchtert. Oder Untergebene meinen, in der Anwesenheit ihres Chefs glänzen zu müssen. Dann ist Verkrampfen vorprogrammiert. Kreativprozesse benötigen eine entspannte Atmosphäre, in der sich jeder wohlfühlt.
Meetings sind ohnehin nicht unbedingt der ideale Ort für Kreativität. Oft ist man alleine, im stillen Kämmerchen, ideenreicher. Man ist unbeobachtet, macht sich keine Gedanken um die Meinung der Anderen und legt selbst das Tempo vor.

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So geht’s

Wenn Brainstorming, dann nur mit Techniken, die den Kreativprozess in Gang bringen. Ansonsten: Jeder für sich und anschließend diskutiert man die verschiedenen Ergebnisse.

Meetings mit zu vielen Personen

Sind zu viele Personen im Meeting, sinkt die Produktivität. Dennoch werden gerne zu viele Kollegen eingeladen. Dies passiert, wenn jemand ganz sicher sein möchte, dass auch wirklich jeder, der etwas mit dem Thema zu tun haben könnte, dabei sein sollte. Dann sitzen jede Menge Personen gelangweilt im Termin, die nichts beisteuern und ihre Arbeitszeit vergeuden.
Damit ein Meeting produktiv sein kann, sollten nur diejenigen teilnehmen, die etwas beisteuern können. Gerade zurückhaltende Menschen tendieren in großen Besprechungen dazu, sich noch mehr zurückzunehmen. Eine gute Atmosphäre ist jedoch entscheidend für die Produktivität.

So geht’s

Nur Personen einladen, die etwas zum Thema beitragen können. Lieber eine Person zu wenig als zu viel einladen. Es reicht Vorgesetzte oder andere, die über das besprochene Thema Bescheid wissen müssen, in einem kurzen Vier-Augen-Gespräch zu informieren. Diese müssen nicht dabei sein.

Zusammenfassung

Meetings dominieren unseren Arbeitstag. Dabei sind sie häufig unnötig, unproduktiv und dauern viel zu lange. Doch das muss nicht sein. Mit etwas Vorbereitung und ein paar einfachen Regeln sind Besprechungen durchaus sinnvoll. Die Wichtigste lautet: Meetings müssen ein klares Ziel und eine Agenda haben.

tl;dr

Meetings brauchen ein Ziel und einen Plan, sonst bringen sie nichts.