Jeder am Computer arbeitet, kennt es: Unzählige Dokumente und Programme sind geöffnet und der Computer wird immer langsamer. Jetzt gilt es sein Gehirn, Arbeitsspeicher und Prozessor, zu entlasten. Ansonsten sind sie nicht mehr in der Lage, die zahlreichen Prozesse zu unterstützen. Genauso geht es dem Gehirn. Denn neben dem Langzeitgedächtnis, in dem wir Erinnerungen ablegen und jederzeit abrufen können, gibt es ein Arbeitsgedächtnis.

Wenn der Speicher voll ist, geht nichts mehr

Dort legen wir ab, um was wir uns in naher Zukunft kümmern müssen. Der Kollege hat um einen Rückruf gebeten. Ab ins Arbeitsgedächtnis. Der Urlaubsantrag muss noch abgeben werden. Auch ins Arbeitsgedächtnis. Ach ja, der Urlaub ist noch nicht gebucht und auf dem Heimweg wollte ich noch einen Reiseführer kaufen. In der Präsentation für den morgigen Termin fehlen noch die aktuellen Geschäftszahlen. Alles wird im Gehirn zwischengelagert. Doch das muss man entlasten, sonst lässt die Leistung nach und wir vergessen Dinge.

Mit vollem Gehirn denkt sich nicht gut

Schlimmer noch: Diese Erinnerungen weisen uns unaufhörlich darauf hin, was noch ansteht. Sie sind ständig präsent, obwohl wir sie im Augenblick nicht benötigen. Eigentlich sind wir gerade mit etwas anderem beschäftigt. Dafür brauchen wir unser Konzentration. Doch das funktioniert nicht, da permanent die vielen Erinnerungen durch unser Gehirn irrlichtern. Sie verschwinden einfach nicht. Natürlich nicht, schließlich sind sie wichtig. Lassen wir sie los, vergessen wir, woran sie uns erinnern sollten. Dafür vermasseln uns diese Kleinigkeiten die Konzentration und damit unsere Produktivität.

Störfaktor Unterbewusstsein

Auch wenn wir nicht ständig an alles noch zu Erledigende denken, wissen wir, dass es da ist und auf keinen Fall vergessen werden darf. Dies sorgt für eine permanente Unruhe. Das Unterbewusstsein meint es nur gut mit uns. Schließlich kennt es uns und weiß, dass wir laufend Aufgaben verbummeln. Also sendet es in unregelmäßigen Abständen kleine Erinnerungen. Ist nett gemeint, stört uns aber kolossal bei der Arbeit. Und vor allem sorgt es für Unruhe. Konzentriertes Arbeiten ist so nicht möglich.

Lösung: Gehirn leeren

Wenn der Computer langsamer wird, schließen wir nicht benötigte Programme, in der Hoffnung, dass er wieder schneller wird. Dabei ist es uns egal, ob wir so den Arbeitsspeicher oder den Prozessor entlasten. Hauptsache, es geht voran.

Mit dem Gehirn müssen wir ähnlich verfahren: Alles, was wir jetzt, in diesem Augenblick nicht benötigen, was nicht zu unserer aktuellen Aufgabe gehört, fliegt aus dem Arbeitsgedächtnis.

Entlastung durch Notizen

Wir können die zu erledigenden Aufgaben nicht ausblenden, dafür ist das Unterbewusstsein zu stark. Was wir brauchen, ist eine Ablage für Erinnerungen und Aufgaben. Sobald wir wissen, dass nichts verloren geht, weil wir es abgelegt haben, beruhigt sich das Unterbewusstsein. Wir benötigen eine Routine, mit der wir alles erfassen, ablegen und regelmäßig überprüfen. Damit kann nichts vergessen werden und das Unterbewusstsein muss nicht mehr ständig dazwischenfunken und lässt uns in Frieden. Wir können uns auf die Arbeit konzentrieren.

Braucht es dafür ein System?

Ja, auf jeden Fall. Sonst herrscht bald wieder Chaos im Kopf. Das System muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist vielmehr, dass Ablegen und regelmäßiges Checken der Ablage zur Gewohnheit wird. Nur so stellt sich das Vertrauen in das System ein. Das beruhigt das Unterbewusstsein.

Wie könnte so ein System aussehen?

Ein sehr gutes und etabliertes System dieser Art ist „Die Dinge geregelt bekommen“ oder kurz GTD (Getting Things Done) von David Allen. Es ist recht leicht um zu setzen, kann aber etwas aufwändig sein. Es geht jedoch auf einfach.
Im wesentlich sind zwei einfache Angewohnheiten nötig, um das Unterbewusstsein zu beruhigen und das Arbeitsgedächtnis zu entlasten.

1. Ablegen
   Alles, was an Aufgaben, Ideen oder Erinnerungen anfällt, wird abgelegt. Nicht im Gehirn, sondern mit einem ständig verfügbarem Ablage-System. Dafür gibt es zahlreiche Apps für jedes Smartphone oder einfach ein Notizbuch. Wichtig ist, dass es sofort abgelegt wird. So wissen wir, dass wir es nicht vergessen können, weil es an einem sicheren Ort ist.

1. Ablage leeren
   Die Ablage macht nur dann Sinn, wenn wir sie regelmäßig durchgehen. Dies ist die zweite Angewohnheit. Jeden Morgen oder Abend, einmal in der Woche, ganz egal. Hauptsache, es gibt diese Routine. Sie gibt Sicherheit und das beruhigt uns – und damit das nervende Unterbewusstsein.

[icon]icon-bullhorn[/icon] [highlighted_text]Während der Arbeit fällt uns eine private Aufgabe ein. Notieren wir sie nicht, vergessen wir sie. Die Lösung für berufliche Probleme kommt nach Feierabend. Schreiben wir sie nicht auf, ist sie am nächsten Tag weg. Daher nur ein Notizbuch für Job und Privatleben. [/highlighted_text]

Routinen geben Sicherheit

Je routiniert mit der Zeit gesammelt und täglich geplant wird, desto mehr Sicherheit bekommt man. Für den Anfang benötigen wir etwas Beharrlichkeit, um dabei zu bleiben, nach einiger Zeit wird es zur Selbstverständlichkeit. Ab diesem Zeitpunkt profitieren wir davon. Es fällt uns leicht und wir werden uns bewusst, dass wir nichts vergessen werden. Zudem gewährleisten wir dadurch, dass wir uns auf die aktuellen Herausforderungen konzentrieren können, ohne dass das Unterbewusstsein ständig dazwischen funkt.